Checklist pour organiser une cérémonie commémorative

Une cérémonie commémorative demande une préparation précise, surtout pour coordonner les proches, les intervenants et le déroulement de la journée. Cette checklist rassemble 71 tâches et 50 fournitures, dans l’ordre où vous pouvez les traiter. Prévoyez assez de temps pour confirmer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, tester la musique et préparer les souvenirs. Les derniers contrôles portent sur l’accès au lieu, l’accueil, les prises de parole et l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Contacter les proches et les personnes à prévenir
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants et les présentations
2 personnes
Sélectionner la musique du programme
2 personnes
Rassembler souvenirs et photos
2 personnes
Imprimer le programme
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
Confirmer les réservations
Inventorier les fournitures
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Écrire les cartes commémoratives
2 personnes
Imprimer les photos
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place la table du souvenir
3 personnes
Préparer le livre de condoléances
Installer les fleurs et les bougies
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le micro et la musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le programme commémoratif
2 personnes
Annoncer les intervenants
Passer de la musique
Distribuer les bougies
2 personnes
Encadrer le livre de condoléances
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Éteindre les bougies en toute sécurité
2 personnes
Éteindre le matériel sonore

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration avec précaution
2 personnes
Ranger le matériel souvenir en lieu sûr
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Trier le matériel restant
2 personnes
Rapporter les photos et les cartes
2 personnes
Remettre le livre de condoléances
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Livre de condoléances
Cadres photoqté 12
Sets de nappesqté 10
Bougeoirsqté 12
Photophores en verreqté 8
Vases à fleursqté 8
Rubans commémoratifsqté 4
Panneaux de mur photoqté 3
Supports photoqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Ordinateur portable
Câbles audioqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Bols de comptoir pour cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Bouilloireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme suffisamment tôt pour pouvoir confirmer les intervenants, les présentations et les réservations avant l’envoi des invitations.
Prévoyez une relance des invités 7 à 10 jours avant la cérémonie. Ce délai permet de traiter les inscriptions et de vérifier les besoins alimentaires encore manquants.
Testez les fichiers musicaux, l’ordinateur, le microphone sans fil et l’enceinte au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les câbles audio, les rallonges et les multiprises sur place.
Préparez les photos, les cadres, les cartes commémoratives et le livre de condoléances avant le jour J. Gardez les éléments imprimés dans une enveloppe ou une boîte identifiée pour éviter les oublis au montage.
Récupérez les clés et contrôlez les espaces dès votre arrivée, idéalement 2 heures avant le début. Installez d’abord l’accueil et la table de prise de parole, puis les chaises, les tables et le coin boissons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie commémorative ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour les relances, l’enregistrement des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public, davantage si vous installez des photos, une sonorisation et plusieurs espaces. Réservez 30 minutes supplémentaires pour tester les fichiers musicaux et le microphone.
Comment organiser les prises de parole pendant la cérémonie ?: Confirmez chaque intervenant au moins 7 jours avant et demandez la durée prévue de son intervention. Regroupez les présentations dans un programme imprimé et gardez une copie près de la table de prise de parole.
Quand préparer les boissons et les encas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant et refroidissez les boissons la veille lorsque c’est possible. Préparez les encas le jour même, puis installez les tasses, verres, assiettes et couverts avant l’accueil des participants.

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