Boodschappenlijst voor een herdenkingsbijeenkomst

Voor een herdenkingsbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en bloemen. Denk aan zitplaatsen, een rustige inrichting, een herinneringstafel en techniek die ook voor sprekers achterin verstaanbaar is. Stem hoeveelheden af op het aantal aangemelde gasten en houd rekening met binnen- of buitengebruik. De onderstaande lijst helpt je om boodschappen, materialen en gehuurde spullen op tijd compleet te hebben, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Fotolijstenaantal 12
Herinneringsboekaantal 2
Kaarsenhoudersaantal 60
Bloemenvazenaantal 8
Tafelsignageaantal 6
Programmastandaardsaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 3 dozen
- Cacaopoeder - 1 pak
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appelsap - 4 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Bier - 24 flesjes
- Baguettes - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomboter - 4 pakjes
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Hummus - 6 bakjes
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Miniquiches - 80 stuks
- Hartige bladerdeeghapjes - 80 stuks
- Vegetarische wraps - 40 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Olijven - 4 potten
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 6 stuks
- Afvalzakken - 3 rollen

Tips

Reken voor koffie, thee en water op minimaal 2 consumpties per persoon en zet ongeveer 10% extra kopjes, glazen en servies klaar. Zo kom je niet tekort bij onverwachte gasten of breuk.
Plan voor iedere gast een stoel en houd daarnaast 5 tot 10% extra zitplaatsen achter de hand. Bij een buitenbijeenkomst regel je partytenten en verlichting uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat je nog kunt bijsturen bij slecht weer.
Test luidsprekers, draadloze microfoons, het mengpaneel en de muziekspeler minimaal 1 dag vooraf op de echte locatie. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar houd kabels buiten looproutes.
Gebruik per tafel minstens één kaarsenhouder of bloemvaas en controleer alle kaarsen en bloemstukken op de ochtend zelf. Zet batterijlantaarns of ledlichtsnoeren klaar als de bijeenkomst buiten of na zonsondergang plaatsvindt.
Leg foto’s, fotolijsten, het herinneringsboek en tafelsignage uiterlijk enkele uren voor ontvangst van de gasten klaar. Voorzie bij het herinneringsboek minimaal 2 pennen en een plek waar gasten rustig kunnen schrijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Neem voor elke aangemelde gast één stoel en bestel of leen 5 tot 10% extra. Bij 40 gasten betekent dat 42 tot 44 stoelen, zodat je ruimte hebt voor onverwachte bezoekers.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een herdenking?: Reken op minimaal 2 koppen per persoon voor de eerste 2 tot 3 uur. Voor 40 gasten heb je dus ongeveer 80 koppen nodig; neem daarnaast 10% extra koffie, thee, suiker en melk mee.
Wanneer moet ik de techniek voor een herdenkingsbijeenkomst testen?: Test de geluidsinstallatie, microfoons en muziekspeler uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle van 30 minuten voordat de eerste gasten arriveren.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Zet per gast minimaal 1 koffiekopje, 1 glas, 1 bord en 1 bestekset klaar, plus 10% reserve. Voor 40 gasten komt dat neer op 44 stuks van elk onderdeel; bij hapjes die tussendoor worden aangevuld zijn extra borden verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.