Cérémonie commémorative : quoi prévoir et en quelles quantités

Pour une cérémonie commémorative, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux fleurs. Il faut aussi prévoir l’accueil, l’espace de recueillement, les photos, le livre souvenir et le matériel nécessaire aux prises de parole. Cette liste vous aide à ne rien oublier avant le jour J, notamment les éléments qui demandent une réservation ou des piles. Adaptez les quantités au nombre d’invités et à la durée de la cérémonie.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Cadres photoqté 12
Livre souvenirqté 2
Bougeoirsqté 60
Vases à fleursqté 8
Signalétique de tableqté 6
Pupitres de programmeqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Mini-quiches - 80 pièces
- Feuilletés salés - 80 pièces
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Olives - 4 bocaux
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Sacs poubelle - 3 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise par invité confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les proches qui arrivent sans avoir répondu. Comptez aussi quelques tables pour les boissons, les photos et le livre souvenir.
Pour une cérémonie d’environ deux heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, plus une réserve de 10 %. Refroidissez les bouteilles et les encas la veille afin de ne pas devoir gérer les courses pendant l’accueil.
Préparez au moins deux exemplaires imprimés du programme et des textes, puis gardez une copie de secours avec les personnes qui interviennent. Testez les microphones, les haut-parleurs et le lecteur audio 24 heures avant.
Pour la table du souvenir, rassemblez les photos au moins une semaine à l’avance. Prévoyez des cadres, un livre souvenir, des stylos et une signalétique lisible dès l’entrée.
N’attendez pas le dernier jour pour les tentes, les tables, les chaises et les rallonges. Confirmez les réservations 7 à 10 jours avant, puis vérifiez la météo et le plan intempéries 48 heures avant la cérémonie.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez le mobilier, la vaisselle, les boissons, les fleurs, les bougies, les cadres photo, le livre souvenir et le matériel audio. Ajoutez l’éclairage, les rallonges et les multiprises si la cérémonie se déroule en extérieur ou en soirée.
Combien de chaises prévoir pour une cérémonie ?: Comptez une chaise par invité confirmé et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 personnes, prévoyez donc environ 84 à 88 chaises, selon le nombre de proches susceptibles de venir sans inscription.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour les deux premières heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 invités, cela représente environ 110 à 165 boissons au total, selon la chaleur et la durée de l’accueil.
Quand réserver les tentes et le matériel ?: Réservez les tentes, les tables, les chaises et le matériel audio 7 à 10 jours avant, ou plus tôt si la date est très demandée. Confirmez chaque réservation une semaine avant et faites un dernier contrôle 48 heures avant.

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