Zo organiseer je een Hemelvaartsdienst met samenzijn

Een Hemelvaartsdienst met samenzijn vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de kerkdienst en het gezamenlijke eten erna. Begin met de kerkruimte, voorganger en muzikanten; leg daarna het programma, de aanmeldingen en de maaltijd vast. Verzamel dieetwensen en informatie over kinderopvang voordat je porties en tafels berekent. In de laatste week draait alles om boodschappen, programmabladen en techniek. Op de dag zelf werk je van een lege ruimte naar een geteste dienst en een gedekte maaltijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerkruimte reserveren
2
Voorganger bevestigen
3
Muzikanten bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kinderopvang inventariseren
9
Liturgie samenstellen
2 personen
10
Bijbellezingen selecteren
2 personen
11
Liederen selecteren
2 personen
12
Gebedspunten verzamelen
13
Collectedoel vastleggen
14
Maaltijdporties berekenen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
18
Programmabladen printen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Techniek testen
2 personen

Event

21
Ruimte openen
2 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Tafels dekken
4 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Bloemstukken plaatsen
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Maaltijd buffetklaar zetten
4 personen
29
Kinderhoek inrichten
2 personen
30
Collecteschalen klaarzetten
31
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
32
Bezoekers verwelkomen
3 personen
33
Programmabladen uitdelen
2 personen
34
Kinderopvang begeleiden
3 personen
35
Muziek begeleiden
3 personen
36
Bijbellezingen verzorgen
2 personen
37
Collecte begeleiden
2 personen
38
Koffie en thee serveren
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Maaltijd serveren
5 personen
41
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
42
Tafels afruimen
4 personen
43
Avondprogramma begeleiden
3 personen
44
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Servies afwassen
4 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Decoratie verwijderen
3 personen
49
Vloeren schoonmaken
3 personen
50
Keuken schoonmaken
3 personen
51
Techniek opruimen
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Collectegeld afstorten
2 personen
54
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 6

Decoratie

Feestelijke bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Theelichthoudersaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Catering

Collecteschalenaantal 2
Naamkaartjeshoudersaantal 10
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Kannenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger

Tips

Leg eerst de basis vast: reserveer de kerkruimte en bevestig voorganger en muzikanten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat de datum al rondgaat terwijl de dienstinhoud nog onzeker is.
Open de aanmeldingen zodra datum, programma en samenzijn duidelijk zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en kinderopvang; verwerk die gegevens uiterlijk enkele dagen voor het berekenen van de maaltijdporties.
Stel de liturgie niet pas op het laatste moment samen. Selecteer bijbellezingen en liederen, verzamel gebedspunten en leg het collectedoel vast voordat je de programmabladen print.
Test microfoons, luidsprekers en standaards vóór de dag zelf en controleer verlengkabels en stekkerdozen. Een korte test met de echte opstelling voorkomt dat de eerste woorden van de dienst verloren gaan.
Maak op de dag zelf een vaste volgorde: ruimte openen, stoelen en tafels opstellen, daarna tafels dekken en versiering ophangen. Zet dieetmaaltijden apart en plaats koffie, water en servies pas nadat de indeling is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Hemelvaartsdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de kerkruimte, voorganger en muzikanten. Open de aanmeldingen zodra deze basis vaststaat, zodat je minstens 1 week voor de dienst de maaltijdporties en dieetwensen kunt afronden.
Wanneer moet je de aanmeldingen voor het samenzijn sluiten?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 tot 7 dagen voor de Hemelvaartsdienst. Dan heb je nog tijd om aantallen, dieetmaaltijden, tafels, stoelen en servies op elkaar af te stemmen.
Hoeveel eten moet je voorzien voor het samenzijn na de dienst?: Bereken de maaltijdporties op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel voor de zekerheid ongeveer 5 procent extra mee. Houd dieetmaaltijden apart en label ze voordat het buffet wordt geopend.
Wanneer moet je de techniek voor een Hemelvaartsdienst testen?: Test microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk de dag ervoor en nogmaals bij het openen van de ruimte. Reserveer op de dag zelf minstens 30 minuten voor een korte controle met de werkelijke opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.