Organiser un culte de l’Ascension avec convivialité

Un culte de l’Ascension convivial se prépare en deux volets : le déroulement du culte et le temps de partage qui suit. Commencez par sécuriser l’église, le célébrant et les musiciens, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître les besoins alimentaires et la garde d’enfants. La liturgie, les chants et les intentions de prière doivent être finalisés avant l’impression du programme. Enfin, prévoyez une vraie séquence d’installation : repas spéciaux, technique, tables et accueil sont souvent réglés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’espace de l’église
2
Confirmer le célébrant
3
Confirmer les musiciens
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recenser la garde d'enfants
9
Composer la liturgie
2 personnes
10
Sélectionner les lectures bibliques
2 personnes
11
Sélectionner les chants
2 personnes
12
Recueillir les intentions de prière
13
Définir l’objectif de collecte
14
Calculer les portions de repas
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
18
Imprimer les feuilles du programme
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes

Événement

21
Ouvrir la salle
2 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Dresser les tables
4 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Placer les compositions florales
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Mettre le repas en buffet
4 personnes
29
Aménager l’espace enfants
2 personnes
30
Préparer les coupelles de collecte
31
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Distribuer les feuilles du programme
2 personnes
34
Encadrer la garde d'enfants
3 personnes
35
Accompagner la musique
3 personnes
36
Assurer les lectures bibliques
2 personnes
37
Encadrer la collecte
2 personnes
38
Servir le café et le thé
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir le repas
5 personnes
41
Servir les repas diététiques
2 personnes
42
Dégager les tables
4 personnes
43
Encadrer le programme du soir
3 personnes
44
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

45
Faire la vaisselle
4 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Remettre le mobilier en place
4 personnes
48
Retirer la décoration
3 personnes
49
Nettoyer les sols
3 personnes
50
Nettoyer la cuisine
3 personnes
51
Ranger le matériel technique
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Déposer l’argent de la collecte
2 personnes
54
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 6

Décoration

Banderoles festivesqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Plateaux de collecteqté 2
Porte-nomsqté 10
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Carafesqté 8
Corbeilles à painqté 6
Couverts de serviceqté 12
Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur

Conseils

Réservez l’espace et confirmez le célébrant ainsi que les musiciens au moins 6 semaines avant le culte. Sans ces confirmations, les invitations et le programme risquent de changer plusieurs fois.
Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines avant la date et fixez une date limite claire. Demandez dès le formulaire les allergies, les régimes particuliers et le besoin éventuel de garde d’enfants.
Finalisez la liturgie, les lectures, les chants et les intentions de prière au plus tard 10 jours avant. Gardez ensuite 2 jours pour relire et imprimer les feuilles du programme.
Calculez les portions à partir des inscriptions clôturées, puis mettez les repas spéciaux de côté avant l’arrivée des participants. Prévoyez aussi un système simple pour identifier les personnes inscrites et les contributions.
Bloquez au moins 2 heures avant le début pour ouvrir la salle, installer les chaises et les tables, dresser le buffet et tester microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être installés avant l’accueil, pas pendant le culte.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un culte de l’Ascension convivial ?: Commencez environ 6 semaines à l’avance pour réserver l’église, confirmer le célébrant et les musiciens. Ouvrez ensuite les inscriptions 3 à 4 semaines avant la célébration afin de dimensionner le repas et l’accueil.
Quand clôturer les inscriptions pour le repas ?: Clôturez-les idéalement 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de calculer les portions, de vérifier les courses et de préparer séparément les repas liés aux allergies ou aux régimes particuliers.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Il faut installer les chaises, les tables et le buffet, dresser les tables, préparer le café et vérifier toute la sonorisation.
Quand finaliser le programme du culte ?: Finalisez les lectures, les chants et les intentions de prière 10 jours avant. Imprimez les feuilles du programme au moins 2 jours à l’avance pour corriger une éventuelle erreur sans urgence.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.