Hemelvaartsdienst met samenzijn organiseren
Een Hemelvaartsdienst met aansluitend samenzijn vraagt om meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een liturgie. Je regelt tegelijk de voorganger, muzikanten, aanmeldingen, maaltijd, kinderopvang en techniek. Begin met de kerkruimte en het programma, verwerk daarna aantallen en dieetwensen en koop pas vervolgens gericht in. Op de dag zelf moeten stoelen, tafels, buffet, geluid en programmabladen op tijd klaarstaan. Gebruik de checklist om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Kerkruimte reserveren
Voorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kinderopvang inventariseren
Liturgie samenstellen
2 personen
Bijbellezingen selecteren
2 personen
Liederen selecteren
2 personen
Gebedspunten verzamelen
Collectedoel vastleggen
Maaltijdporties berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Programmabladen printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Event
Ruimte openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tafels dekken
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Maaltijd buffetklaar zetten
4 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Collecteschalen klaarzetten
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programmabladen uitdelen
2 personen
Kinderopvang begeleiden
3 personen
Muziek begeleiden
3 personen
Bijbellezingen verzorgen
2 personen
Collecte begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Techniek opruimen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Collectegeld afstorten
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 12
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Apparatuur
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 6
Decoratie
- Feestelijke bannersaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Theelichthoudersaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Collecteschalenaantal 2
- Naamkaartjeshoudersaantal 10
- Drankdispensersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Kannenaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Serveerbestekaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stofzuiger
Tips
- Open de aanmeldingen zodra datum, ruimte en programma vaststaan. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen en of kinderen gebruikmaken van kinderopvang; zo kun je porties en begeleiding uiterlijk een week vooraf berekenen.
- Bevestig voorganger en muzikanten niet alleen mondeling. Leg uiterlijk twee weken vooraf de liturgie, bijbellezingen, liederen, gebedspunten en het collectedoel definitief vast.
- Test microfoons, luidsprekers en aansluitingen minimaal één dag vooraf in de kerkruimte. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, omdat een repetitie zonder volledige opstelling problemen met bereik of stroom kan verbergen.
- Zet dieetmaaltijden apart en herkenbaar klaar voordat het buffet opent. Maak per variant een duidelijke aanduiding, zodat gasten niet hoeven te raden welke schaal voor hen bedoeld is.
- Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, stoelen en tafels opstellen, tafels dekken, techniek testen en programmabladen klaarleggen. Houd één persoon vrij voor late wijzigingen en vragen bij binnenkomst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Hemelvaartsdienst organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de kerkruimte, voorganger en muzikanten. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 week voor de dienst de maaltijdporties, dieetwensen en kinderopvang kunt vastleggen.
- Wanneer moet ik de aanmeldingen voor het samenzijn sluiten?
- Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de Hemelvaartsdienst. Dan heb je nog tijd om porties te berekenen, dieetmaaltijden apart te plannen, naamkaartjes te maken en de boodschappen te controleren.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de kerkruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 90 minuten vóór de inloop voor stoelen, tafels, buffet, tafeldekking, versiering en programmabladen. Plan de techniekstest binnen die periode, maar zorg dat microfoons en luidsprekers al eerder volledig zijn aangesloten.
- Wanneer moet ik de techniek voor een Hemelvaartsdienst testen?
- Doe een volledige test uiterlijk de dag ervoor en herhaal de controle op de dag zelf vóór de gasten binnenkomen. Controleer microfoons, luidsprekers, standaards, verlengkabels en stekkerdozen in de opstelling waarin ze tijdens de dienst worden gebruikt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!