Checklist pour organiser un culte de l’Ascension convivial

Un culte de l’Ascension suivi d’un moment convivial demande une coordination précise entre la célébration et le repas. Commencez par réserver l’espace de l’église et confirmer le célébrant et les musiciens, puis ouvrez les inscriptions. Les réponses des participants servent à prévoir les besoins alimentaires, la garde d’enfants et les portions. Dans les derniers jours, vérifiez la technique, préparez les documents et mettez de côté les repas spéciaux avant l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’espace de l’église
Confirmer le célébrant
Confirmer les musiciens
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser la garde d'enfants
Composer la liturgie
2 personnes
Sélectionner les lectures bibliques
2 personnes
Sélectionner les chants
2 personnes
Recueillir les intentions de prière
Définir l’objectif de collecte
Calculer les portions de repas
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Imprimer les feuilles du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le repas en buffet
4 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Préparer les coupelles de collecte
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les feuilles du programme
2 personnes
Encadrer la garde d'enfants
3 personnes
Accompagner la musique
3 personnes
Assurer les lectures bibliques
2 personnes
Encadrer la collecte
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le repas
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Déposer l’argent de la collecte
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 6

Décoration

Banderoles festivesqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Plateaux de collecteqté 2
Porte-nomsqté 10
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Carafesqté 8
Corbeilles à painqté 6
Couverts de serviceqté 12
Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant le culte et demandez dès le départ les allergies, régimes particuliers et besoins de garde d’enfants.
Fixez la liturgie 10 à 14 jours à l’avance : lectures bibliques, chants et intentions de prière doivent être transmis aux personnes concernées avant l’impression du programme.
Calculez les portions à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour éviter de manquer de repas ou de pain.
Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises au plus tard la veille. Une vérification de 30 minutes dans l’église permet de repérer les câbles trop courts ou les prises indisponibles.
Le jour même, prévoyez au moins 2 heures pour ouvrir la salle, installer les chaises et les tables, dresser le buffet et suspendre la décoration. Gardez les repas spéciaux séparés et clairement identifiés.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un culte de l’Ascension ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fermez-les 5 à 7 jours avant le repas afin d’avoir le temps de traiter les réponses, les régimes alimentaires et les besoins de garde d’enfants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures pour installer les chaises, les tables, le buffet, les nappes et la décoration. Ajoutez 30 minutes si le matériel audio doit être monté et testé sur place.
Quand préparer la liturgie et les feuilles du programme ?: Finalisez la liturgie, les lectures, les chants et les intentions de prière 10 à 14 jours avant le culte. Imprimez les feuilles du programme au plus tard 2 jours avant, après une dernière relecture.
Comment prévoir les repas spéciaux pour le culte de l’Ascension ?: Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et faites le décompte 5 à 7 jours avant. Mettez ensuite chaque repas spécial de côté, avec une identification claire, avant le début du service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.