Checkliste für den Himmelfahrtsgottesdienst mit Zusammensein
Ein Himmelfahrtsgottesdienst mit anschließendem Zusammensein braucht mehr als einen reservierten Kirchenraum. Sprecher, Musiker, Liturgie und Bibellesungen sollten früh feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten können. Für das gemeinsame Essen müssen Portionen, Ernährungswünsche und Kinderbetreuung vorab erfasst werden. Kurz vor dem Termin kommen Technikprobe, Programmhefte, Raumaufbau und die Vorbereitung von Buffet und Kollekte hinzu.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Kirchenraum reservieren
Sprecher bestätigen
Musiker bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kinderbetreuung erfassen
Liturgie zusammenstellen
2 Personen
Bibellesungen auswählen
2 Personen
Lieder auswählen
2 Personen
Gebetsanliegen sammeln
Spendenziel festlegen
Mahlzeitenportionen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Event
Raum öffnen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Mahlzeit buffetfertig vorbereiten
4 Personen
Kinderbereich einrichten
2 Personen
Sammelschalen aufstellen
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Kinderbetreuung begleiten
3 Personen
Musik begleiten
3 Personen
Bibellesungen übernehmen
2 Personen
Sammlung betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mahlzeit servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr abwaschen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Technik verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Spendengeld einzahlen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 6
Dekoration
- Festliche BannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TeelichthalterAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Catering
- KollektenschalenAnz. 2
- NamensschildhalterAnz. 10
- GetränkespenderAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KannenAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 12
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Staubsauger
Tipps
- Bestätige Sprecher und Musiker mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Liturgie, Bibellesungen, Lieder und das Programmheft verlässlich abstimmen.
- Öffne die Anmeldung etwa 4 Wochen vor dem Gottesdienst und frage dabei gleichzeitig nach Ernährungswünschen und benötigter Kinderbetreuung. Lege einen festen Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vorher fest.
- Plane die Mahlzeiten erst nach dem Anmeldeschluss endgültig. Rechne die Portionen anhand der gemeldeten Personen und stelle Diätmahlzeiten separat bereit, damit sie beim Buffet nicht verwechselt werden.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel spätestens am Vortag im Kirchenraum. Eine kurze Probe mit den tatsächlichen Sprechern verhindert, dass am Veranstaltungstag Lautstärke oder Kabelwege improvisiert werden müssen.
- Teile den Aufbau am Veranstaltungstag in feste Zeitblöcke ein: Raum öffnen, Stühle und Tische stellen, eindecken, Technik prüfen und Dekoration anbringen. Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Gottesdienst, damit auch Programmhefte und Namensschilder bereitliegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Himmelfahrtsgottesdienst planen?
- Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Kirchenraum, Sprecher und Musik. Rund 4 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldungen laufen.
- Wann sollte die Anmeldung für den Himmelfahrtsgottesdienst enden?
- Setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vor dem Gottesdienst. So bleiben genug Tage, um Portionen zu berechnen, Ernährungswünsche zu prüfen und Diätmahlzeiten einzuplanen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Gottesdienst?
- Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Tische, Stühle, Buffet, Technik und Dekoration ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Räumen sind 3 Stunden realistischer.
- Wann sollte die Technik für den Gottesdienst getestet werden?
- Teste Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag und wiederhole die Kontrolle 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Mikrofonständer, Verlängerungskabel und die Position der Lautsprecher.
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