Havenrondleiding organiseren: checklist en planning

Een havenrondleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een rondvaart reserveren. Leg route, vaartijd en vertrekpunt eerst vast en houd daarna de aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens bij. In de laatste week regel je de catering, deelnemerslijst en materialen voor ontvangst aan boord. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, snelle aanwezigheidsregistratie en een complete controle van eten, drinken en veiligheidsmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Rondvaart reserveren
Vertrekpunt bevestigen
Route en vaartijd vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Contactgegevens controleren
Weersverwachting controleren
Vertrekpunt opnieuw bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Routekaarten klaarleggen
Naambadges voorbereiden
Catering inpakken
2 personen
Materialen naar vertrekpunt brengen
3 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Catering aan boord plaatsen
3 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Deelnemers aan boord begeleiden
3 personen
Havenrondleiding begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Groepsfoto maken
Deelnemers van boord begeleiden
3 personen
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vertrek naar huis begeleiden
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Vertrekpunt schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten koelen
Bruikbare materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 4
Inklapstoelenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Voedselbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonladersaantal 3
Draagbare megafoon
Zaklampenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsdekensaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 6
Regenponcho'saantal 45

Papierwaren

Routekaartenaantal 50
Deelnemerslijstenaantal 5
Naambadgesaantal 50
Balpennenaantal 10
Clipboardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het vertrekpunt twee keer: direct na de reservering en opnieuw in de laatste week. Noteer ook waar de ontvangsttafel komt te staan en hoe deelnemers vanaf de ingang naar de boot lopen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor vertrek af. Dan heb je tijd om dieetwensen te controleren, dieetmaaltijden apart te verpakken en de deelnemerslijst met telefoonnummers na te lopen.
Plan de catering achteruit vanaf het vertrekuur. Bereid sandwiches op de ochtend zelf, koel dranken vooraf in koelboxen en zet serveerschalen, herbruikbaar servies en bestek apart klaar.
Maak voor de ontvangst één map met deelnemerslijsten, routekaarten, naambadges, balpennen en clipboards. Leg die minstens 30 minuten voor vertrek op de ontvangsttafel, zodat registreren niet ophoudt bij ontbrekende materialen.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek en pas je uitrusting daarop aan. Leg regenponcho's, zaklampen, powerbanks en de EHBO-koffer op een vaste, snel bereikbare plek; neem bij een grote groep ook een draagbare megafoon mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een havenrondleiding reserveren?: Reserveer de rondvaart bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de geplande datum. Zo kun je route, vaartijd en vertrekpunt vastleggen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een havenrondleiding maken?: Maak een voorlopige lijst zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en sluit de definitieve lijst 7 dagen voor vertrek. Controleer daarna nog één keer de contactgegevens en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de ontvangst bij een havenrondleiding?: Zet de ontvangsttafel minimaal 30 minuten voor vertrek klaar. Begin dan direct met aanwezigheidsregistratie en het uitdelen van naambadges, zodat de groep op tijd aan boord kan.
Wanneer moet ik eten en drinken voor een havenrondleiding klaarmaken?: Koel de dranken enkele uren vooraf en bereid sandwiches op de dag zelf. Pak catering en dieetmaaltijden apart in en breng alles uiterlijk 30 minuten voor vertrek naar het vertrekpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.