Checklist pour organiser une visite du port
Une visite du port demande plus qu’une réservation de croisière. Il faut coordonner le départ, les inscriptions, les repas et l’accueil avant de monter à bord. Cette checklist regroupe 48 tâches, de la définition de l’itinéraire jusqu’à l’enregistrement des participants. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment la confirmation du point de départ, les besoins alimentaires et le transport du matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver une croisière
Confirmer le point de départ
Définir l’itinéraire et la durée de navigation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Vérifier les coordonnées
Vérifier les prévisions météo
Reconfirmer le point de départ
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Préparer les cartes d’itinéraire
Préparer les badges nominatifs
Emballer la restauration
2 personnes
Transporter le matériel au point de départ
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Mettre la restauration à bord
3 personnes
Préparer la liste des présences
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les participants à bord
3 personnes
Accompagner la visite du port
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Accompagner les participants hors du bateau
3 personnes
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le départ vers la maison
2 personnes
Suivi
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le point de départ
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Réfrigérer les restes
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaises pliantesqté 6
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 50
- Gobelets à café réutilisablesqté 50
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Couverts réutilisablesqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Bacs alimentairesqté 8
- Papier aluminiumqté 2
Équipement
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Chargeurs de téléphone portableqté 3
- Mégaphone portable
- Lampes de pocheqté 4
- Batteries externesqté 3
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Couvertures de survieqté 4
- Gilets réfléchissantsqté 6
- Ponchos de pluieqté 45
Papeterie
- Cartes d'itinéraireqté 50
- Listes de participantsqté 5
- Badges nominatifsqté 50
- Stylos à billeqté 10
- Presse-papiersqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balais à main et pellesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la croisière avant d’envoyer les invitations, puis indiquez une date limite d’inscription. Prévoyez au moins 7 jours pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
- Confirmez le point de départ deux fois : une première fois après la réservation, puis à nouveau quelques jours avant la visite. Transmettez aussi l’heure d’arrivée demandée aux participants.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant le départ et faites un dernier contrôle le matin même. Préparez les ponchos, lampes de poche et autres équipements de sécurité avant le transport vers le quai.
- Préparez les sandwiches, boissons et repas particuliers séparément. Placez les boissons dans les glacières suffisamment tôt pour qu’elles soient froides au moment de l’embarquement.
- Installez la table d’accueil avant l’arrivée du groupe, avec la liste des présences, les badges nominatifs, des stylos et les cartes d’itinéraire. Gardez quelques minutes pour enregistrer chaque participant sans retarder l’embarquement.
Questions fréquentes
- Quand réserver une croisière pour une visite du port ?
- Réservez dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus. Pour un groupe organisé, essayez de confirmer la réservation au moins 3 à 4 semaines avant la visite, afin de garder du temps pour les inscriptions et la logistique.
- Quand confirmer le point de départ d’une visite du port ?
- Confirmez-le lors de la réservation, puis reconfirmez-le 2 à 3 jours avant le départ. Vérifiez l’adresse exacte, l’heure de rendez-vous et le temps nécessaire pour transporter les tables, glacières et documents jusqu’au quai.
- Combien de temps avant faut-il préparer les repas ?
- Préparez les sandwiches et emballez la restauration le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant le départ. Refroidissez les boissons à l’avance et emballez séparément les repas diététiques pour éviter les erreurs lors du service.
- Comment gérer les inscriptions à une visite du port ?
- Fixez une date limite environ 7 jours avant la sortie. Après cette date, traitez les réponses, confirmez chaque inscription, vérifiez les coordonnées et établissez la liste définitive des participants pour l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !