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Hafenrundfahrt organisieren: die komplette Checkliste

Eine Hafenrundfahrt steht und fällt mit drei Punkten: reserviertem Boot, klarer Abfahrt und einer vollständigen Teilnehmerliste. Kläre zuerst Route und Fahrzeit, verschicke dann die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In der letzten Woche prüfst du Wetter und Startpunkt erneut. Am Veranstaltungstag müssen gekühlte Getränke, vorbereitete Sandwiches, Listen und Namensschilder rechtzeitig an Bord sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Bootsrundfahrt reservieren

  • Startpunkt bestätigen

  • Route und Fahrzeit festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Abfahrtsort erneut bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten separat verpacken

    2 Personen

  • Streckenkarten bereitlegen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Catering einpacken

    2 Personen

  • Materialien zum Ausgangspunkt bringen

    3 Personen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Catering an Bord platzieren

    3 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

    2 Personen

  • Teilnehmende an Bord begleiten

    3 Personen

  • Hafenrundgang begleiten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten austeilen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Teilnehmer vom Schiff begleiten

    3 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Begleitung der Heimfahrt

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Abfahrtsort reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Wiederverwendbare Materialien verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappTischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 50
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • LebensmittelboxenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • HandyladegeräteAnz. 3
  • Tragbares Megafon
  • TaschenlampenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • RettungsdeckenAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 6
  • RegenponchosAnz. 45

Papierwaren

  • RoutenpläneAnz. 50
  • TeilnehmerlistenAnz. 5
  • NamensschilderAnz. 50
  • KugelschreiberAnz. 10
  • KlemmbretterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Bootsrundfahrt frühzeitig und bestätige Startpunkt, Route und Fahrzeit spätestens eine Woche vor der Abfahrt. So kannst du Einladungen mit verlässlichen Angaben verschicken.
  • Führe eine Teilnehmerliste mit Namen und Kontaktdaten und bestätige jede Anmeldung. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur mündlich, sondern verpacke Diätmahlzeiten am Veranstaltungstag separat.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Termin und bestätige den Abfahrtsort erneut. Lege für wechselhaftes Wetter Regenponchos, Taschenlampen und Rettungsdecken bereit.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Empfang und packe Sandwiches, Catering und Geschirr getrennt ein. So bleibt die Verpflegung übersichtlich und kann an Bord schnell platziert werden.
  • Baue den Empfangstisch vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf und lege Teilnehmerliste, Klemmbretter, Kugelschreiber und Namensschilder bereit. Plane mindestens 20 Minuten für Anwesenheit und Ausgabe der Namensschilder ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hafenrundfahrt reservieren?
Reserviere das Boot möglichst mehrere Wochen vor dem Termin, besonders bei größeren Gruppen. Spätestens eine Woche vorher sollten Startpunkt, Route und Fahrzeit endgültig bestätigt sein.
Wann sollte ich die Einladungen zur Hafenrundfahrt verschicken?
Verschicke die Einladungen, sobald Boot, Route und Abfahrtsort feststehen, idealerweise mindestens drei bis vier Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist etwa sieben Tage vor der Fahrt, damit du Essen und Teilnehmerliste planen kannst.
Wann muss man das Essen für eine Hafenrundfahrt vorbereiten?
Bereite Sandwiches und separat verpackte Diätmahlzeiten am Veranstaltungstag so vor, dass sie spätestens 30 Minuten vor dem Empfang kühl und vollständig verpackt bereitstehen. Getränke sollten mehrere Stunden vorher gekühlt werden.
Was muss am Tag der Hafenrundfahrt an Bord sein?
Neben Catering und Getränken brauchst du Teilnehmerliste, Namensschilder, Schreibmaterial, Routenpläne und passende Servierutensilien. Packe außerdem Erste-Hilfe-Koffer, Regenponchos und Powerbanks ein und bringe alles mindestens 30 Minuten vor der Abfahrt zum Startpunkt.

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