Zo organiseer je een hartgezondheidsdag

Begin met het programma en de praktische randvoorwaarden, niet met de boodschappen. Leg eerst de datum, locatie, sprekers en begeleiders vast en bepaal hoeveel deelnemers je veilig kunt ontvangen. Open daarna het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en deel tijdig de route en het programma. Plan op de dag zelf extra tijd voor het testen van bloeddrukmeters, presentaties en geluid, zodat deelnemers rustig kunnen binnenkomen en de metingen en workshops volgens schema starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en route delen
9
Inschrijvingen bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Apparatuur testen
2 personen
13
Materialen sorteren
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
4 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Gezondheidsmetingen klaarzetten
3 personen
20
Workshoptafels inrichten
3 personen
21
Presentaties klaarzetten
2 personen
22
Bewegwijzering ophangen
2 personen
23
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
24
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
4 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Openingswoord verzorgen
28
Bloeddrukmetingen begeleiden
3 personen
29
Gezondheidsinformatie uitdelen
2 personen
30
Lezing hartgezondheid verzorgen
2 personen
31
Beweegworkshop begeleiden
3 personen
32
Kookdemonstratie verzorgen
3 personen
33
Pauzehapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet serveren
4 personen
36
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
37
Vragenronde begeleiden
2 personen
38
Afsluiting verzorgen
39
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Materialen terugpakken
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Bloeddrukmetersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 100

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Flip-oversaantal 3
Flip-overvellenaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Wegwijspijlenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de gezondheidsmetingen als een apart onderdeel van het programma. Zet bloeddrukmeters en weegschalen ruim vóór de ontvangst klaar en wijs per meetplek een begeleider aan; zo ontstaat er geen rij bij de registratietafel.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en draagbare speaker op locatie voordat de deelnemers komen. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; techniek die pas bij de eerste presentatie wordt getest kost snel 15 tot 30 minuten.
Richt de ruimte in op de looproute: registratie bij de ingang, metingen op een rustige plek en workshoptafels verderop. Hang bewegwijzering en informatieborden op ooghoogte en leg naamkaartjes en pennen klaar voordat de locatie opengaat.
Verwerk aanmeldingen niet alleen administratief, maar gebruik ze voor de uitvoering. Noteer dieetwensen, bevestig inschrijvingen en geef het programma en de route uiterlijk enkele dagen vooraf door, zodat je op de dag zelf niet alles opnieuw hoeft uit te leggen.
Koel dranken en bouw het buffet pas op nadat tafels, stoelen en apparatuur staan. Zet voor de catering aparte serveerschalen, tangen, lepels, borden, kommetjes en glazen klaar en houd koelboxen beschikbaar voor producten die niet op kamertemperatuur mogen staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hartgezondheidsdag organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra sprekers en begeleiders zijn bevestigd, zodat je minimaal 2 weken hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een hartgezondheidsdag?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, metingen, workshops, catering en bewegwijzering. Test apparatuur uiterlijk 60 minuten voor de ontvangst en houd daarna nog 15 minuten speling voor storingen.
Wanneer moet ik deelnemers hun programma en route sturen?: Stuur programma, route en praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de hartgezondheidsdag. Bevestig inschrijvingen eerder, liefst binnen 2 werkdagen na aanmelding, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hartgezondheidsdag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en registratie, 1 begeleider per meetplek en 1 persoon voor techniek en algemene ondersteuning. Bij meer dan 30 deelnemers is een extra begeleider voor workshops of doorstroming verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.