Organiser une Journée de la santé cardiaque, étape par étape

Une Journée de la santé cardiaque demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut coordonner les inscriptions, les ateliers de mesure, les présentations, l’accueil et la restauration dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître les besoins alimentaires et le nombre de participants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les présences, tester le matériel et préparer un accueil fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Définir les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Partager le programme en route
9
Confirmer les inscriptions
10
Vérifier les prévisions météo
11
Faire les courses
3 personnes
12
Tester l'équipement
2 personnes
13
Trier les matériaux
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
4 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer la table d'inscription
2 personnes
19
Préparer les mesures de santé
3 personnes
20
Installer les tables d'atelier
3 personnes
21
Préparer les présentations
2 personnes
22
Installer la signalétique
2 personnes
23
Monter le buffet traiteur
3 personnes
24
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
4 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Faire le discours d’ouverture
28
Assurer les mesures de tension artérielle
3 personnes
29
Distribuer les informations de santé
2 personnes
30
Animer la conférence sur la santé cardiaque
2 personnes
31
Animer l’atelier de mouvement
3 personnes
32
Animer une démonstration culinaire
3 personnes
33
Servir les en-cas de pause
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir le buffet
4 personnes
36
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
37
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
38
Assurer la clôture
39
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Récupérer le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10

Équipement

Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Verresqté 120
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 100

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Chevaletsqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 12
Flèches directionnellesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des présentations, des ateliers et des temps de pause afin que les intervenants et les accompagnateurs sachent précisément quand intervenir.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant la journée. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et, si nécessaire, les informations utiles pour organiser les mesures de santé.
Prévoyez une zone d’accueil distincte avec la table d’inscription, les badges nominatifs et les stylos. Installez aussi la signalétique avant l’arrivée du public : les participants doivent trouver l’accueil et les ateliers sans demander leur chemin.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte la veille. Vérifiez également les rallonges et les multiprises : un équipement fonctionnel mais mal alimenté peut retarder le début de la journée.
Préparez les mesures de santé avant l’ouverture et gardez le matériel regroupé par atelier. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas suffisamment tôt pour que l’équipe puisse se concentrer sur l’accueil au lieu de courir au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une Journée de la santé cardiaque ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et confirmez les intervenants, puis ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant l’événement.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant la journée. Fixez une date limite environ 5 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, confirmer les présences et adapter les besoins alimentaires.
Quel matériel faut-il tester avant la journée ?: Testez au plus tard la veille l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte. Branchez aussi les rallonges et multiprises dans la configuration prévue sur place, pendant 15 à 20 minutes.
Quand installer les tables de mesure et le buffet ?: Installez les tables de mesure et les tables d’atelier avant l’ouverture du lieu au public, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Montez le buffet ensuite, après avoir vérifié que les zones de circulation et d’accueil restent dégagées.

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