Herzgesundheitstag organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Herzgesundheitstag braucht mehr als Vorträge und Messgeräte. Lege zuerst Datum, Programm und Ort fest, bevor du Referenten einlädst und die Anmeldung öffnest. Danach folgen Teilnehmendenverwaltung, Ernährungswünsche und die genaue Weitergabe von Programm und Route. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Gesundheitsmessungen, Workshops, Technik und Verpflegung zeitlich ineinandergreifen. Plane außerdem eine feste Einweisung für Freiwillige ein – dort entstehen sonst die längsten Wartezeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Programm und Route teilen
- 9
Anmeldungen bestätigen
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Einkaufen gehen
3 Personen
- 12
Geräte testen
2 Personen
- 13
Materialien sortieren
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 19
Geräte für Gesundheitsmessungen bereitstellen
3 Personen
- 20
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
- 21
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 22
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 23
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 24
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Eröffnungsrede halten
- 28
Blutdruckmessungen begleiten
3 Personen
- 29
Gesundheitsinformationen verteilen
2 Personen
- 30
Vortrag zur Herzgesundheit halten
2 Personen
- 31
Bewegungsworkshop begleiten
3 Personen
- 32
Kochvorführung durchführen
3 Personen
- 33
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Buffet servieren
4 Personen
- 36
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
- 37
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 38
Abschluss organisieren
- 39
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 40
Abfall sammeln
3 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Geräte ausschalten
2 Personen
- 45
Materialien zurückholen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
Ausstattung
- BlutdruckmessgeräteAnz. 4
- WaagenAnz. 2
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 100
- SchälchenAnz. 60
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 100
Dekoration
- InfotafelnAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 30
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartblätterAnz. 3
- MarkerAnz. 12
- Wegweiser-PfeileAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Ort feststehen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und verschicke spätestens 7 Tage vorher eine Teilnahmebestätigung mit Programm und Route.
- Plane für den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass. Lege Namensschilder, Stifte und die Anmeldeliste gemeinsam bereit, damit die Helfer nicht zwischen Empfang und Workshop wechseln müssen.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher am Vortag mit den tatsächlichen Präsentationen. Prüfe auch die Verlängerungskabel und lege Ersatzkabel so aus, dass niemand während eines Vortrags umstecken muss.
- Richte Blutdruckmessgeräte und Waagen an einem eigenen Tisch ein und halte zwischen den Messplätzen ausreichend Bewegungsfläche frei. Beschrifte die Stationen, damit die Messungen nicht den Empfang oder die Workshops blockieren.
- Kühle Getränke rechtzeitig und baue das Buffet vor dem Einlass auf. Rechne für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein, besonders wenn Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Geschirr und Serviergeschirr aus verschiedenen Räumen kommen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Herzgesundheitstag organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Begleitpersonen und Technik lassen sich dann noch abstimmen, bevor die Einladungen verschickt werden.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Herzgesundheitstag öffnen?
- Öffne die Anmeldung, sobald Ort und Programm feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Ernährungswünsche und Bestätigungen noch bearbeitet werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Tische und Stühle, Registrierung, Messgeräte, Workshop-Tische, Beschilderung, Technikprobe und Buffet.
- Wann sollte man die Technik für den Gesundheitstag testen?
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 30 Minuten vor Beginn. So erkennst du fehlende Kabel, leere Akkus oder inkompatible Präsentationen, bevor die Teilnehmenden eintreffen.
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