Zo organiseer je een harpconcert zonder verrassingen

Een harpconcert organiseren begint niet met de stoelen, maar met de combinatie van artiest, ruimte en techniek. Leg eerst datum, locatie, reserveringen en programma vast; daarna regel je aanmeldingen, communicatie en catering. Een harp vraagt extra aandacht voor transport, een stabiele ondergrond en voldoende ruimte rond het instrument. Werk in duidelijke controlemomenten toe naar de concertdag, zodat aantallen, apparatuur, sleutelbeheer en zaalopstelling niet op het laatste moment samenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen vastleggen
3
Programma met artiest afstemmen
2 personen
4
Technische wensen inventariseren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Promotie publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekerslijst bijwerken
11
Definitieve aantallen doorgeven
12
Programma's laten drukken
13
Catering inkopen
2 personen
14
Harptransport bevestigen
15
Apparatuur testen
2 personen
16
Boodschappen controleren
2 personen
17
Locatiesleutels ophalen
18
Ruimte inspecteren
2 personen
19
Harp veilig laten aanleveren
3 personen
20
Podiumvloer beschermen
2 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels opstellen
2 personen
23
Tafels aankleden
2 personen
24
Harp en stoel plaatsen
3 personen
25
Microfoons plaatsen
2 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
27
Kabels veilig afwerken
2 personen
28
Verlichting instellen
2 personen
29
Programma's klaarleggen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Publieksruimte controleren
2 personen

Event

35
Artiest ontvangen
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Programma's uitdelen
2 personen
39
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
40
Concert openen
41
Publiek begeleiden tijdens pauze
3 personen
42
Pauzedranken serveren
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Pauzetafel afruimen
2 personen
46
Tweede concertdeel aankondigen
47
Techniek tijdens concert bedienen
48
Publieksvragen na afloop begeleiden
2 personen
49
Artiest begeleiden naar vertrek
2 personen

Nazorg

50
Harp veilig inpakken
3 personen
51
Bezoekersruimte leegmaken
4 personen
52
Servies verzamelen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
55
Decoratie verwijderen
2 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Vloer en tafels schoonmaken
3 personen
58
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
59
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
60
Sleutels en locatie opleveren
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven boodschappen opbergen
63
Gevonden voorwerpen verwerken
64
Bezoekers bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Muzikantenkruk
Kledingrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 85
Muziekstandaardenaantal 2
Programmastandaardsaantal 2
Registratietafel
Kassa- of geldkist

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabels
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Muziekstandaardlampenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 85
Gebaksbordjesaantal 85
Besteksetsaantal 85
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 8
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer

Overig

Programma'saantal 90
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Markeerstiftenaantal 4
Klembordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische afstemming zodra het programma met de artiest vaststaat. Bespreek microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en stroompunten; test de volledige keten uiterlijk enkele uren voor de deuren opengaan.
Bevestig het harptransport apart en geef de route, laad- en lostijd en toegang tot de zaal door. Bescherm de podiumvloer voordat de harp wordt aangeleverd en plaats het instrument pas daarna op zijn definitieve plek.
Sluit de bezoekersregistratie op een vast moment, bijvoorbeeld 48 uur voor het concert. Geef daarna de definitieve aantallen door voor stoelen, programma’s, catering, waterglazen en koffiekopjes; zo voorkom je last-minute tekorten.
Maak de zaalopstelling eerst op papier en controleer die bij de ruimte-inspectie. Houd een vrije route voor de harp, plaats de muzikantenkruk en muziekstandaard goed ten opzichte van het instrument en werk kabels weg met kabelgoten.
Plan op de dag zelf tijd voor sleutel ophalen, ruimtecontrole en ontvangst. Zet de registratietafel, het welkomstbord en richtingsborden vóór aankomst van bezoekers klaar en controleer daarna nog één keer stoelen, microfoons, verlichting en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een harpconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en stem daarna het programma, de technische wensen en het harptransport af; uitnodigingen en promotie kunnen vervolgens worden gepubliceerd.
Hoeveel ruimte heeft een harpconcert nodig?: Reserveer naast de publieksopstelling extra ruimte voor harp, muzikantenkruk, muziekstandaard en een veilige aanvoerroute. Controleer de doorgangen minimaal 1 week vooraf in de locatie, omdat een harp niet door elke smalle deur of bocht kan.
Wanneer moet ik de techniek van een harpconcert testen?: Test microfoons, statieven, luidsprekers, mengpaneel, audiokabels en stroomvoorziening op de concertdag minstens 2 uur voor ontvangst van het publiek. Controleer ook of kabels geen looproutes kruisen en zet ze vast met kabelgoten.
Wanneer geef ik het definitieve aantal bezoekers door aan de catering?: Geef de aantallen 48 tot 72 uur voor het concert door, inclusief dieetwensen. Houd de bezoekerslijst daarna bij voor wijzigingen en controleer op de dag zelf of servies, thermoskannen en serveermateriaal klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.