So organisierst du ein Harfenkonzert ohne Zeitdruck
Bei einem Harfenkonzert entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Raum, Instrumententransport und Tontechnik müssen früh zusammenpassen, weil eine Harfe empfindlich ist und am Veranstaltungsort Platz braucht. Beginne mit Datum, Ort und Künstlerabstimmung und arbeite dich dann über Anmeldungen und Verpflegung bis zum Aufbau vor. Plane die letzten Prüfungen am Veranstaltungstag, nicht erst kurz vor dem Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Reservierungen festhalten
- 3
Programm mit dem Künstler abstimmen
2 Personen
- 4
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen öffnen
- 7
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besucherliste aktualisieren
- 11
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
- 12
Programme drucken lassen
- 13
Catering einkaufen
2 Personen
- 14
Harfentransport bestätigen
- 15
Geräte testen
2 Personen
- 16
Einkäufe prüfen
2 Personen
- 17
Standortschlüssel abholen
- 18
Raum inspizieren
2 Personen
- 19
Harfe sicher anliefern lassen
3 Personen
- 20
Bühnenboden schützen
2 Personen
- 21
Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Tische aufstellen
2 Personen
- 23
Tische eindecken
2 Personen
- 24
Harfe und Stuhl aufstellen
3 Personen
- 25
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 26
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 27
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 28
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 29
Programme bereitlegen
2 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 34
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Event
- 35
Künstler empfangen
2 Personen
- 36
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 37
Besucher registrieren
3 Personen
- 38
Programme ausgeben
2 Personen
- 39
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
- 40
Konzert eröffnen
- 41
Publikum in der Pause begleiten
3 Personen
- 42
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Pausentisch abräumen
2 Personen
- 46
Zweiten Konzertteil ankündigen
- 47
Technik beim Konzert bedienen
- 48
Publikumsfragen im Anschluss moderieren
2 Personen
- 49
Künstler zum Abgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 50
Harfe sicher verpacken
3 Personen
- 51
Besucherbereich leerräumen
4 Personen
- 52
Geschirr sammeln
3 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 54
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 55
Dekoration entfernen
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Boden und Tische reinigen
3 Personen
- 58
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
- 59
Geräte und Materialien prüfen
2 Personen
- 60
Schlüssel und Location übergeben
- 61
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 62
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
- 63
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 64
Dankesnachricht an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 85
- TischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- Musikerhocker
- KleiderständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 85
- NotenständerAnz. 2
- ProgrammständerAnz. 2
- Registrierungstisch
- Kasse oder Geldkassette
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Audiokabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- NotenständerlampenAnz. 2
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 85
- TortenplattenAnz. 85
- BestecksetsAnz. 85
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkaraffenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
Sonstiges
- ProgrammeAnz. 90
- NamensaufkleberAnz. 40
- KugelschreiberAnz. 10
- MarkerAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und halte Reservierungen schriftlich fest. Kläre innerhalb der ersten Woche auch, wann der Raum zugänglich ist und wer den Schlüssel abholt.
- Stimme das Programm und die technischen Anforderungen früh mit dem Künstler ab. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel mindestens einen Tag vor dem Konzert, wenn das möglich ist.
- Schließe die Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher ab. Gib diese Zahl an Catering und Sitzplanung weiter und drucke die Programme erst danach.
- Bestätige den Harfentransport einige Tage vor dem Termin und prüfe den Weg vom Eingang bis zum Aufstellort. Schütze den Bühnenboden, bevor die Harfe angeliefert und der Musikerhocker aufgestellt wird.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Stelle zuerst Bestuhlung, Tische und Technik auf, richte anschließend Harfe und Notenständer ein und kontrolliere zum Schluss Beleuchtung, Wegweiser und Registrierungstisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Harfenkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Reservierungen und der Abstimmung mit dem Künstler. Für Einladungen, Anmeldungen und Werbung bleiben dann noch mehrere Wochen, ohne dass die Teilnehmerzahl zu spät feststeht.
- Wann muss der Harfentransport bestätigt werden?
- Bestätige den Transport spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Konzert. Kläre dabei Zufahrt, Lieferzeit, Eingang und den Weg zum Aufstellort, damit am Veranstaltungstag keine improvisierte Lösung nötig ist.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Harfenkonzert?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Für Bestuhlung, Tische, geschützten Bühnenboden, Harfe, Mikrofone, Lautsprecher und einen vollständigen Techniktest solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einplanen.
- Wann sollte die endgültige Teilnehmerzahl feststehen?
- Lege die endgültige Zahl 3 bis 5 Tage vor dem Konzert fest. Dann kannst du Catering, Sitzplätze, Programme und Geschirr passend vorbereiten und kurzfristige Änderungen noch dokumentieren.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!