Organiser un concert de harpe, étape par étape
Un concert de harpe se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des contraintes de l’artiste. Ensuite, verrouillez les réservations, le programme et les besoins techniques avant de lancer les invitations. Le transport de la harpe et son installation demandent plus d’anticipation qu’un simple instrument : accès, sol et manutention doivent être vérifiés à l’avance. Le jour J, gardez du temps pour tester les microphones, installer les chaises et préparer l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Enregistrer les réservations
- 3
Coordonner le programme avec l’artiste
2 personnes
- 4
Recenser les besoins techniques
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir les inscriptions
- 7
Publier la promotion
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 11
Communiquer les chiffres définitifs
- 12
Faire imprimer les programmes
- 13
Acheter le catering
2 personnes
- 14
Confirmer le transport de la harpe
- 15
Tester l'équipement
2 personnes
- 16
Vérifier les courses
2 personnes
- 17
Récupérer les clés du lieu
- 18
Inspecter la salle
2 personnes
- 19
Faire livrer la harpe en toute sécurité
3 personnes
- 20
Protéger le sol de la scène
2 personnes
- 21
Installer les chaises
4 personnes
- 22
Installer les tables
2 personnes
- 23
Dresser les tables
2 personnes
- 24
Installer la harpe et la chaise
3 personnes
- 25
Installer les microphones
2 personnes
- 26
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 27
Sécuriser les câbles
2 personnes
- 28
Régler l’éclairage
2 personnes
- 29
Préparer les programmes
2 personnes
- 30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 31
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 32
Préparer les en-cas
3 personnes
- 33
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 34
Vérifier l’espace public
2 personnes
Événement
- 35
Accueillir l'artiste
2 personnes
- 36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 38
Distribuer les programmes
2 personnes
- 39
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
- 40
Ouvrir le concert
- 41
Encadrer le public pendant la pause
3 personnes
- 42
Servir les boissons de pause
4 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Débarrasser la table de pause
2 personnes
- 46
Annoncer la deuxième partie du concert
- 47
Gérer la technique pendant le concert
- 48
Animer les questions du public après l’événement
2 personnes
- 49
Accompagner l’artiste jusqu’au départ
2 personnes
Suivi
- 50
Emballer la harpe en toute sécurité
3 personnes
- 51
Vider l’espace visiteurs
4 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
- 55
Retirer la décoration
2 personnes
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Nettoyer le sol et les tables
3 personnes
- 58
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
- 59
Contrôler l’équipement et le matériel
2 personnes
- 60
Remettre les clés et le lieu
- 61
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 62
Ranger les courses restantes
- 63
Traiter les objets trouvés
- 64
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 85
- Tablesqté 8
- Nappesqté 8
- Tabouret de musicien
- Portants à vêtementsqté 2
- Cintresqté 85
- Supports à partitionsqté 2
- Pupitres de programmeqté 2
- Table d'inscription
- Caisse ou coffre à argent
Équipement
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audio
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Goulottes de câblesqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
- Lampes de pupitreqté 2
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
- Compositions floralesqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Tasses à caféqté 85
- Assiettes à pâtisserieqté 85
- Couvertsqté 85
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d'eauqté 8
- Glacièresqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Aspirateur
- Sets de serpillièreqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Gants de nettoyageqté 6
Sécurité
- Trousse de premiers secours
Autre
- Programmesqté 90
- Étiquettes nominativesqté 40
- Stylos à billeqté 10
- Marqueursqté 4
- Presse-papiersqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date et le lieu, puis faites valider rapidement le programme avec l’artiste. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour ouvrir les inscriptions, communiquer et ajuster la liste des visiteurs.
- Demandez les besoins techniques avant de réserver ou d’installer le matériel. Pour une harpe amplifiée, vérifiez notamment les microphones, pieds, câbles, haut-parleurs, table de mixage et rallonges, puis testez l’ensemble avant l’arrivée du public.
- Traitez le transport de la harpe comme une opération séparée. Confirmez l’horaire de livraison, l’accès au lieu et la protection du sol au moins 48 heures à l’avance ; ne laissez pas cette vérification au matin du concert.
- Arrêtez les chiffres définitifs quelques jours avant l’événement. Ils servent à préparer les programmes imprimés, le catering, les verres, les tasses et le nombre de chaises sans devoir improviser le jour même.
- Réservez un vrai créneau d’installation avant l’ouverture des portes : comptez environ 2 heures pour inspecter la salle, placer les chaises et les tables, installer la harpe, les pupitres et les microphones, puis sécuriser les câbles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de harpe ?
- Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et l’artiste, d’ouvrir les inscriptions, de communiquer les besoins alimentaires et de régler le transport de la harpe.
- Quand faut-il confirmer le transport de la harpe ?
- Confirmez-le au moins 48 heures avant le concert, avec l’horaire, l’accès au lieu et les conditions de livraison. Vérifiez aussi que le sol peut être protégé et que le passage jusqu’à la scène est dégagé.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez environ 2 heures avant l’accueil du public. Il faut inspecter la salle, installer les chaises et les tables, placer la harpe et le tabouret, brancher les microphones et tester le son.
- Quand arrêter le nombre définitif de participants ?
- Fixez le chiffre définitif 3 à 5 jours avant le concert. Vous pourrez alors communiquer les effectifs, imprimer les programmes et acheter la quantité adaptée de catering et de vaisselle.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !