Zo organiseer je een muziekkamp zonder losse eindjes

Een muziekkamp organiseren begint niet met de repetities, maar met de datum, locatie en slaapruimtes. Daarna leg je de aanmeldingen, groepsindeling, docenten en het repetitieschema vast. Regel dieetwensen, noodcontacten en vervoer vroeg, zodat je op locatie niet hoeft te improviseren. Controleer bovendien bladmuziek, instrumenten en geluidsapparatuur voordat de eerste deelnemer aankomt. Met de juiste volgorde houd je ruimte over voor muziek, rust en onverwachte wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampdatum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en slaapruimtes reserveren
2 personen
3
Repetitieruimtes reserveren
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Kamerindeling maken
2 personen
10
Groepsindeling maken
2 personen
11
Repetitieschema maken
2 personen
12
Activiteitenprogramma maken
2 personen
13
Docenten en begeleiders inplannen
2 personen
14
Maaltijden en pauzes plannen
2 personen
15
Boodschappenlijst maken
2 personen
16
Muziekstukken selecteren
3 personen
17
Partijen en bladmuziek controleren
3 personen
18
Bladmuziek printen
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
21
Vervoer en aankomsttijden afstemmen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Instrumenten en materialen verzamelen
3 personen
24
Muziekapparatuur testen
2 personen
25
EHBO-middelen controleren
26
Sleutels en toegang regelen
27
Locatie inspecteren
2 personen
28
Slaapruimtes inrichten
4 personen
29
Repetitieruimtes inrichten
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Muziekstands plaatsen
3 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Registratietafel klaarzetten
2 personen
35
Eetruimte klaarzetten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Sanitaire voorzieningen controleren
39
Veiligheidsinstructies ophangen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Slaapplaatsen aanwijzen
3 personen
44
Kampregels toelichten
2 personen
45
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
46
Groepen naar repetitieruimtes begeleiden
3 personen
47
Repetities begeleiden
4 personen
48
Muziekstukken uitdelen
2 personen
49
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Lunch serveren
4 personen
53
Diner serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Afwasrondes uitvoeren
3 personen
57
Muziekapparatuur bedienen
2 personen
58
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
59
Avondprogramma begeleiden
4 personen
60
Rustmoment en bedtijd aankondigen
2 personen
61
Slaapruimtes controleren
3 personen
62
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
63
Ontbijt voorbereiden
3 personen
64
Ontbijt serveren
4 personen
65
Ochtendrepetities begeleiden
4 personen
66
Slotpresentatie begeleiden
4 personen
67
Deelnemers uitchecken
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

69
Muziekinstrumenten inpakken
4 personen
70
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
71
Muziekstands verzamelen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Slaapruimtes leegmaken
4 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Keuken schoonmaken
3 personen
76
Repetitieruimtes schoonmaken
3 personen
77
Sanitair schoonmaken
2 personen
78
Afval verzamelen
3 personen
79
Afval wegbrengen
2 personen
80
Voorraad tellen
81
Materialen controleren op schade
2 personen
82
Sleutels terugbrengen
83
Geleende materialen retourneren
2 personen
84
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
85
Locatie eindinspecteren
2 personen
86
Deelnemers informeren over nabestellingen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Klaptafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Muziekstandsaantal 45
Metronomenaantal 6
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Koptelefoonsaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Stemvorkenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelbindersaantal 2
Gaffer tapeaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
USB-sticksaantal 4

Muziekmateriaal

Bladmuziekmappenaantal 50
Potlodenaantal 60
Gumaantal 20
Notitieblokkenaantal 50
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12
Bladmuziekbakkenaantal 6

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 45
Kussensaantal 45
Dekensaantal 45
Nachtlampenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 10
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Kookplatenaantal 2
Grote pannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Pijlbordjesaantal 15
Programmapostersaantal 10
Kleurmarkeringstapeaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Branddekensaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 6
Zakformaat portofoonsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie, slaapruimtes en repetitieruimtes als eerste. Plan daarnaast meteen het programma, zodat je weet hoeveel groepen, kamers en speelruimtes je nodig hebt.
Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan. Vraag daarin direct naar dieetwensen, noodcontacten, instrumenten en aankomsttijden; ontbrekende gegevens achteraf kosten vaak meerdere rondes contact.
Maak de groepsindeling en het repetitieschema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per repetitie enkele minuten wisseltijd aan voor stoelen, muziekstands, instrumenten en kabels.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vermeld daarin aankomsttijden, vervoer, kamerindeling, maaltijden, wat deelnemers meenemen en bij wie ze zich melden.
Test mengpaneel, speakers, microfoons, instrumentkabels en verlengkabels vóór het kamp. Leg reservebatterijen en kabelbinders klaar en controleer de EHBO-middelen op de eerste opbouwdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met datum, locatie en slaapruimtes. Open daarna het aanmeldformulier en plan de repetities zodra je voldoende deelnemers hebt.
Wanneer maak je de kamer- en groepsindeling voor een muziekkamp?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijvingen sluiten, meestal 2 tot 3 weken voor de start. Controleer daarna dieetwensen, begeleiders en aankomsttijden voordat je de definitieve informatie verstuurt.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het repetitieschema?: Reserveer minimaal 2 uur om groepen, docenten, repetitieruimtes, pauzes en activiteiten op elkaar af te stemmen. Plan per wisselmoment enkele minuten extra, zeker wanneer instrumenten en apparatuur moeten worden verplaatst.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een muziekkamp?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor aankomst. Zo hebben deelnemers tijd om vervoer te regelen, dieet- of noodcontactgegevens te controleren en vragen over slaapruimtes en benodigdheden te stellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.