Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Begin met de wedstrijdafstand, locatie en het parcours; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Regel vervolgens vergunningen, het verkeersplan en verkeersregelaars voordat je inschrijvingen opent. Plan tijdregistratie, startnummers, routeborden en vrijwilligers tegelijk, zodat deelnemers en publiek duidelijke informatie krijgen. In de laatste week draait het vooral om controleren: het parcours opnieuw inspecteren, materialen verzamelen, startpakketten maken en de weersverwachting volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdafstanden vaststellen
2 personen
3
Parcours uitzetten
3 personen
4
Vergunning aanvragen
5
Verkeersplan indienen
6
Verkeersregelaars vastleggen
7
Startnummers ontwerpen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Lokale promotie verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Vrijwilligers inschrijven
13
Routekaart publiceren
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Tijdregistratie reserveren
16
Verkeersborden reserveren
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
19
Startnummers sorteren
2 personen
20
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
21
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Routeborden voorbereiden
2 personen
25
Startpakketten samenstellen
4 personen
26
Vrijwilligers informeren

Event

27
Start- en finishterrein afzetten
4 personen
28
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
31
Tijdregistratie installeren
2 personen
32
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
33
Waterpost inrichten
3 personen
34
EHBO-tafel inrichten
2 personen
35
Parcours bewegwijzeren
6 personen
36
Verkeersborden plaatsen
6 personen
37
Parkeerplaatsen markeren
3 personen
38
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Startpakketten klaarleggen
3 personen
41
Deelnemers registreren
4 personen
42
Startnummers uitgeven
3 personen
43
Laatste wijzigingen verwerken
2 personen
44
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
45
Startvak controleren
3 personen
46
Hardloopwedstrijd starten
4 personen
47
Verkeersposten bemannen
10 personen
48
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
49
Water uitdelen
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
EHBO-verzoeken opvangen
2 personen
52
Finishers naar herstelzone begeleiden
2 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
55
Winnaars huldigen
3 personen
56
Uitslagen publiceren
57
Deelnemers informeren
2 personen
58
Parcours vrijgeven
3 personen
59
Verkeersborden verwijderen
6 personen
60
Routeborden verzamelen
4 personen

Nazorg

61
Start- en finishterrein afbreken
6 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Tijdregistratie veiligstellen
2 personen
67
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Uitslagen archiveren
71
Deelnemersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Startboog
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandjesaantal 250
Deelnemersmedaillesaantal 220
Prijzenbekersaantal 12
Parcoursbordenaantal 35
Pijlbordenaantal 45
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Startlijnlintaantal 2
Finishlintaantal 2
Routepionnenaantal 30
Tijdregistratiesysteem
Reservechronometersaantal 3
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Plakbandrollenaantal 10
Koelboxenaantal 6
Drinkwaterjerrycansaantal 8
Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Stopwatchesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
IJscompressenaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Mobiele opladersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Thermoskannenaantal 6
Koffiebekersaantal 250
Papieren bordenaantal 250
Houten besteksetsaantal 250

Catering

Koelcontainersaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Opslagboxenaantal 12
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Tips

Leg het parcours uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd vast en publiceer daarna een routekaart met afstand, start, finish en eventuele verzorgingspunten. Zo voorkom je dat deelnemers met verouderde informatie trainen.
Vraag vergunning en verkeersplan vroeg aan en reserveer verkeersregelaars zodra de route vaststaat. Controleer ook hoeveel afzethekken, verkeerskegels en pijlborden nodig zijn voor alle kruisingen.
Reserveer de tijdregistratie niet pas na het sluiten van de inschrijving. Maak de deelnemerslijst definitief, sorteer de startnummers en leg reservechronometers of stopwatches klaar voor het geval de hoofdregistratie uitvalt.
Geef vrijwilligers een briefing met hun post, aankomsttijd en noodprocedure. Plan die briefing vóór de wedstrijddag en gebruik klemborden, pennen en een actuele deelnemerslijst bij de registratie en finish.
Zet drinkwater, herbruikbare bekers en koelboxen klaar vóór de eerste deelnemers arriveren. Controleer op de ochtend zelf ook speakers, microfoon, mengpaneel en verlengkabels; zonder omroep mist het publiek snel praktische aanwijzingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je locatie, vergunning, verkeersplan, tijdregistratie en vrijwilligers regelen; open de inschrijving pas wanneer route en veiligheidsplan definitief zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 3 tot 6 maanden voor de wedstrijd. Een verkeersplan en verkeersregelaars kunnen extra beoordelingstijd vragen, vooral als je openbare wegen gebruikt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken minimaal op één vrijwilliger per bemande kruising of verzorgingspunt, plus aparte mensen voor registratie, start, finish en materiaal. Tel daar 2 tot 4 coördinatoren bij op, afhankelijk van het aantal deelnemers en de lengte van het parcours.
Wanneer controleer je het parcours voor de laatste keer?: Inspecteer het parcours opnieuw in de laatste 24 tot 48 uur en nogmaals op de ochtend van de wedstrijd. Controleer dan routeborden, pijlen, afzettingen, kruisingen en plekken waar regen of werkzaamheden de doorgang kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.