Zo organiseer je een handwerkbeurs

Begin met de datum, openingstijden en beschikbare ruimte. Stel daarna de exposantenlijst samen en deel de standplaatsen in voordat je uitnodigingen en aanmeldingen verwerkt. Workshops vragen een eigen planning: verzamel inschrijvingen, bepaal de capaciteit en leg materialen per groep klaar. Plan de opbouw ruim vóór openingstijd, zodat tafels, stoelen, bewegwijzering, koffie en betaalpunten gecontroleerd kunnen worden voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Standplaatsen indelen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Beurs online aankondigen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Workshopaanmeldingen verwerken
2 personen
10
Workshopschema opstellen
2 personen
11
Exposanten bevestigen
2 personen
12
Leveranciersbestellingen plaatsen
13
Plattegrond afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Bewegwijzering maken
2 personen
16
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
17
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Knutselpakketten samenstellen
3 personen
20
Beursmaterialen klaarzetten
3 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
24
Standplaatsen uitzetten
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Exposanten ontvangen
3 personen
27
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
28
Standnummers ophangen
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Workshoptafels inrichten
3 personen
31
Knutselmaterialen verdelen
2 personen
32
Informatiebalie inrichten
2 personen
33
Entree en wachtrij markeren
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

39
Deuren openen
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Entree en tickets controleren
3 personen
42
Bezoekers informeren
2 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Workshops begeleiden
3 personen
45
Workshopdeelnemers registreren
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies en glazen aanvullen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Looppaden vrijhouden
2 personen
53
Foto's maken
54
Exposanten ondersteunen
2 personen
55
Laatste bezoekers aankondigen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Exposanten uitchecken
2 personen
59
Standmateriaal afbreken
4 personen
60
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Garderobe opruimen
2 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Koelboxen legen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Materialen droog opslaan
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
70
Verloren voorwerpen registreren
71
Exposanten naberichten sturen
72
Bezoekersfoto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Workshoptafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Afvalbakkenaantal 10
Klaptafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassa'saantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Laptop
Printer
Fotocamera
Mobiele telefoonaantal 2
Presentatierekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Spiegelsaantal 4
Snijmattenaantal 12
Lijmpistolenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 10
Handgereedschapsetaantal 3
Trapladdersaantal 2
Tiewrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Schaarsetsaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 30
Decoratieve vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Decoratieve mandenaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Messenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Opslagboxenaantal 20
Koelelementenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling voordat je exposanten definitief bevestigt. Houd rekening met loopruimte, workshoptafels, garderoberekken en een plek waar bezoekers kunnen afrekenen zonder de doorgang te blokkeren.
Werk met één overzicht voor exposanten en workshops. Noteer per deelnemer de standplaats, contactgegevens, eventuele dieetwensen en het aantal workshopdeelnemers, zodat je uiterlijk een week vooraf ontbrekende informatie kunt opvragen.
Bereid workshops in sets voor. Leg per deelnemer een knutselpakket klaar en tel de materialen opnieuw na voordat de locatie opengaat; een tekort aan één onderdeel legt een hele groep stil.
Test betaal- en stroompunten vóór de beursdag. Controleer pinapparaten, kassa's, verlenghaspels en stekkerdozen minstens één dag eerder en neem een alternatief betaalpunt mee voor het geval een apparaat uitvalt.
Plan de opbouw niet alleen op papier. Reken voor het uitladen en opstellen van tafels en stoelen minimaal 90 minuten vóór opening en wijs iemand aan voor de plattegrond, bewegwijzering, koffie en de laatste voorraadcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handwerkbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, openingstijden, locatie en standindeling vast; gebruik de resterende tijd voor exposanten, workshops, bestellingen en communicatie.
Hoeveel exposanten passen op een handwerkbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare vloeroppervlakte en de tafelmaat. Reserveer naast elke stand ook loopruimte en plan workshops apart; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken voor de beurs, wanneer het aantal exposanten bekend is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een handwerkbeurs?: Plan minimaal 90 minuten voor het uitladen, opstellen en controleren van de beursruimte. Bij meerdere workshopruimtes, meer dan 20 exposanten of uitgebreide bewegwijzering is 2 tot 3 uur realistischer.
Wanneer moet je workshopaanmeldingen sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 7 dagen vóór de beurs. Dan kun je de aantallen vastzetten, knutselpakketten samenstellen en ontbrekende materialen nog bijbestellen zonder op de beursdag te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.