Organiser un salon des loisirs créatifs, étape par étape

Un salon des loisirs créatifs se prépare d’abord avec un plan d’implantation et une liste d’exposants réaliste. Fixez les horaires, ouvrez les inscriptions, puis coordonnez séparément les stands, les ateliers et l’accueil. Les besoins alimentaires, les branchements électriques et les moyens de paiement sont souvent réglés trop tard. Préparez aussi les badges, la signalisation et les kits d’atelier avant le jour J pour éviter de transformer l’installation en course contre la montre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Répartir les emplacements
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Annoncer le salon en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
10
Établir le planning des ateliers
2 personnes
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Passer les commandes fournisseurs
13
Imprimer le plan
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Créer la signalisation
2 personnes
16
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
17
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Composer les kits de loisirs créatifs
3 personnes
20
Installer le matériel du salon
3 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
24
Délimiter les emplacements
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Accueillir les exposants
3 personnes
27
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
28
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Installer les tables d'atelier
3 personnes
31
Répartir le matériel de bricolage
2 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Balisage de l’entrée et de la file d’attente
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Refroidir les boissons
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

39
Ouvrir les portes
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Vérifier l’entrée et les billets
3 personnes
42
Informer les visiteurs
2 personnes
43
Gérer le vestiaire
2 personnes
44
Encadrer les ateliers
3 personnes
45
Enregistrer les participants à l’atelier
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Dégager les allées
2 personnes
53
Prendre des photos
54
Aider les exposants
2 personnes
55
Annoncer les derniers visiteurs
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Faire le départ des exposants
2 personnes
59
Démonter le matériel de stand
4 personnes
60
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger le vestiaire
2 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Stocker le matériel au sec
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Envoyer un message de suivi aux exposants
72
Publier les photos des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables d'atelierqté 6
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Poubellesqté 10
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable
Imprimante
Appareil photo
Téléphone mobileqté 2
Supports de présentationqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 4
Tapis de découpeqté 12
Pistolets à colleqté 8
Rallongesqté 10
Kit d'outils à mainqté 3
Escabeauxqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Jeux de ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 30
Guirlandes décorativesqté 8
Compositions floralesqté 10
Paniers décoratifsqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Pancartes de tableqté 30

Cuisine

Thermosqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Couteauxqté 6
Planches à découperqté 4
Caisses de stockageqté 20
Pains de glaceqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et la capacité du lieu. Gardez assez de temps avant l’ouverture pour décharger les tables et les chaises, délimiter les emplacements et installer la signalisation.
Traitez les exposants en deux temps : recueillez les inscriptions, puis confirmez les participants après avoir réparti les emplacements. Demandez dès l’inscription leurs besoins en tables, portants, prises électriques et alimentation.
Fermez les inscriptions aux ateliers au moins 7 jours avant le salon afin de composer les groupes et le planning. Préparez ensuite les kits de loisirs créatifs en comptant le matériel pour chaque participant, avec quelques unités de rechange.
Vérifiez les branchements avant l’installation : les rallonges et multiprises doivent couvrir les tables d’atelier, les machines à café, l’ordinateur, l’imprimante et les terminaux de paiement sans câbles dans les passages.
Ne reportez pas les achats au dernier moment. Contrôlez les stocks quelques jours avant, puis prévoyez les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes, café, thé et poubelles avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des loisirs créatifs ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la fixation des horaires, la liste des exposants et l’ouverture du formulaire d’inscription.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des loisirs créatifs ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour décharger, monter les tables et les chaises, délimiter les stands, installer les ateliers et tester les branchements. Ajoutez du temps si le lieu impose plusieurs zones ou un accès éloigné.
Quand confirmer les exposants et préparer le plan du salon ?: Confirmez les exposants dès que les inscriptions sont vérifiées, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Imprimez le plan et préparez les badges au plus tard 3 jours avant afin de pouvoir corriger les changements.
Combien de matériel prévoir pour un atelier créatif ?: Comptez un kit complet par participant inscrit, puis ajoutez environ 10 % de matériel de réserve. Préparez les kits après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant le salon, quand le nombre de participants est connu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.