Handwerksmesse organisieren: Schritt für Schritt
Bei einer Handwerksmesse entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand am Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller anfragst und Standplätze verteilst. Danach folgen Anmeldung, Workshopplanung, Bestellungen und die Vorbereitung von Lageplan, Beschilderung und Namensschildern. Plane den Aufbau nicht erst am Messetag: Tische, Stühle, Technik und Verpflegung müssen vor Öffnung geprüft und bereitgestellt sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Standplätze einteilen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Messe online ankündigen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Workshopanmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Workshopplan erstellen
2 Personen
- 11
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 12
Lieferantenbestellungen aufgeben
- 13
Lageplan drucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 16
Workshopmaterialien zusammenstellen
2 Personen
- 17
Vorräte und Einkäufe prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Bastelpakete zusammenstellen
3 Personen
- 20
Messematerialien bereitlegen
3 Personen
- 21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
- 24
Standplätze markieren
3 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Aussteller empfangen
3 Personen
- 27
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 28
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
- 31
Bastelmaterialien verteilen
2 Personen
- 32
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 33
Eingang und Warteschlange markieren
2 Personen
- 34
Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Getränke kühlen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 39
Türen öffnen
3 Personen
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Einlass und Tickets kontrollieren
3 Personen
- 42
Besucher informieren
2 Personen
- 43
Garderobe verwalten
2 Personen
- 44
Workshops betreuen
3 Personen
- 45
Workshopteilnehmer registrieren
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Geschirr und Gläser auffüllen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 53
Fotos machen
- 54
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 55
Letzte Besucher ankündigen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Kasse abschließen
2 Personen
- 58
Aussteller auschecken
2 Personen
- 59
Standmaterial abbauen
4 Personen
- 60
Workshopmaterial zusammenstellen
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Garderobe aufräumen
2 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 64
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Location reinigen
3 Personen
- 67
Materialien trocken lagern
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 70
Verlorene Gegenstände erfassen
- 71
Nachrichten an Aussteller senden
- 72
Besucherfotos veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungstischeAnz. 24
- WorkshoptischeAnz. 6
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 100
- AbfallbehälterAnz. 10
- KlappischeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
- KaraffeAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- KartenlesegeräteAnz. 3
- KassenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- Laptop
- Drucker
- Fotokamera
- MobiltelefonAnz. 2
- PräsentationsregaleAnz. 20
- KleiderständerAnz. 6
- SpiegelAnz. 4
- SchneidemattenAnz. 12
- HeißklebepistolenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- Handwerkzeug-SetAnz. 3
- TrittleiternAnz. 2
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 6
- Scheren-SetsAnz. 8
- TackerAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- StehlampenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 30
- Dekorative WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 10
- Dekorative KörbeAnz. 12
- Fotowand
- KreidetafelnAnz. 8
- TischschilderAnz. 30
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- MesserAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- LagerboxenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 20
- SpülbeckenAnz. 3
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standflächen erst fest, wenn du die Ausstellerliste weitgehend kennst. Markiere jeden Platz vor dem Aufbau und drucke den Lageplan in ausreichender Zahl für Team, Aussteller und Eingangsbereich.
- Veröffentliche das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche sowie Workshopteilnahmen direkt mit ab. So musst du fehlende Angaben nicht kurz vor der Messe einzeln nachfordern.
- Bestätige Aussteller nach Prüfung der Anmeldungen schriftlich und nenne ihnen Standfläche, Ankunftszeit und benötigte Ausstattung. Gerade Stromanschlüsse, Tische und zusätzliche Sitzplätze werden sonst häufig zu spät geklärt.
- Erstelle den Workshopplan erst, wenn Dauer, Raum und Materialbedarf feststehen. Stelle Bastelpakete und Workshopmaterialien nach Gruppen zusammen, damit am Veranstaltungstag nicht jede Station neu sortiert werden muss.
- Plane für Kaffee, Tee und Wasser einen eigenen Vorbereitungscheck ein. Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, wiederverwendbare Becher, Gläser und Kühlboxen spätestens am Vortag und lege Verlängerungskabel sowie Kartenlesegeräte bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Handwerksmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten zwei Wochen legst du Datum und Öffnungszeiten fest, stellst die Ausstellerliste zusammen und veröffentlichst das Anmeldeformular.
- Wann sollte der Standplan für eine Handwerksmesse fertig sein?
- Der Standplan sollte spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe stehen. Danach kannst du Aussteller bestätigen, den Lageplan drucken und Beschilderung sowie Namensschilder passend vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Handwerksmesse?
- Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen eher einen halben Tag. Tische und Stühle müssen ausgeladen, Standplätze markiert, Technik angeschlossen und Workshopbereiche eingerichtet werden.
- Wann sollte man Workshopmaterialien für eine Handwerksmesse vorbereiten?
- Stelle die Materialien 2 bis 3 Tage vorher zusammen und kontrolliere die Mengen am Vortag. Pro Workshopgruppe sollten die Bastelpakete vollständig bereitliegen, damit Nachkäufe am Messetag vermieden werden.
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