Zo organiseer je een handelsbeurs zonder gaten in de planning

Begin een handelsbeurs niet met tafels verplaatsen, maar met de deelnemerslijst en het programma. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, verzamel je dieetwensen, deel je standhouders in en leg je de bezoekersregistratie vast. Daarna volgen de praktische controles: cateringhoeveelheden, naamkaartjes, routeborden, techniek en transport. Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat de deuren opengaan, zodat standwanden, standnummers en registratie klaar zijn voordat de eerste bezoeker arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveranciers bevestigen
6
Standhouders informeren
2 personen
7
Standindeling maken
2 personen
8
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
9
Naamkaartjes ontwerpen
10
Naamkaartjes printen
2 personen
11
Routeborden printen
12
Programma's printen
2 personen
13
Polsbandjes sorteren
14
Standhouders indelen
15
Cateringhoeveelheden bestellen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Transport laden
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Laadzone vrijmaken
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Standwanden opzetten
4 personen
25
Standnummers aanbrengen
2 personen
26
Stroompunten aanleggen
3 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Entree versieren
2 personen
29
Routeborden plaatsen
2 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Hapjes presenteren
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Bezoekers registreren
4 personen
40
Bezoekers verwelkomen
2 personen
41
Programma toelichten
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet aanvullen
2 personen
46
Standhouders ondersteunen
2 personen
47
Registratiebalie bemannen
2 personen
48
Afvalpunten legen
2 personen
49
Toiletten tussentijds controleren
50
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
51
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

52
Restanten veilig verpakken
2 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Standwanden afbreken
4 personen
56
Verlichting afbouwen
2 personen
57
Stroomkabels oprollen
3 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
65
Registratiegegevens archiveren
66
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 12
Beurstafelsaantal 20
Stoelenaantal 120
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 16
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Wifirouter
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Handmicrofoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Standwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Standnummersaantal 24
Beursbanierenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Clipboardsaantal 6
Baliepennenaantal 20
Opbergmappenaantal 10
Badgebakkenaantal 4

Communicatie

Routebordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10
A4-informatiebordenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst eerst af voordat je de standindeling maakt. Zo voorkom je dat je standtafels, standnummers en naamkaartjes meerdere keren moet aanpassen.
Maak voor de entree een aparte registratietafel met laptop, printer, naamkaartjes en polsbandjes. Test de wifi en print vóór opening een kleine proefset, zodat een verbindingsprobleem niet meteen de wachtrij blokkeert.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst laadzone en meubilair, daarna standwanden en standnummers, vervolgens verlichting, stroom en registratie. Controleer elke stand nadat de tafels en stoelen zijn geplaatst.
Bestel catering op basis van bevestigde aanmeldingen en dieetwensen, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Koel dranken op tijd en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór ontvangst gereed.
Laad transport per zone: registratie, stands, catering en techniek. Leg verlengkabels, stekkerdozen, opladers en powerbanks apart bij de laptop en printer; die kleine onderdelen worden bij het uitladen het vaakst vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handelsbeurs organiseren?: Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en leveranciers. Plan de definitieve standindeling en cateringhoeveelheden uiterlijk 7 dagen voor de beurs, wanneer de meeste aanmeldingen binnen zijn.
Wanneer maak je de standindeling van een handelsbeurs?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste standhouders bekend zijn en definitieve standindeling 1 tot 2 weken vooraf. Houd daarna nog ruimte voor afmeldingen en controleer of elke stand een tafel, stroompunt en duidelijk standnummer heeft.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een handelsbeurs?: Reserveer doorgaans 3 tot 4 uur voor het plaatsen van tafels en stoelen, standwanden, standnummers, registratie en techniek. Open de locatie minstens 4 uur vóór bezoekersontvangst als materialen ook gelost en gecontroleerd moeten worden.
Wanneer druk je naamkaartjes en programma's voor een handelsbeurs?: Print naamkaartjes, routeborden en programma's 1 tot 2 dagen vooraf, nadat deelnemers en tijden zijn gecontroleerd. Leg extra blanco naamkaartjes klaar voor last-minute wijzigingen en onverwachte aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.