Organiser un salon professionnel sans perdre le fil
Un salon professionnel se prépare dans un ordre précis : participants, exposants, inscriptions, implantation des stands, puis logistique d’accueil. Commencez par fixer le nombre attendu de visiteurs et d’exposants, car ce chiffre détermine les badges, les tables, les chaises, la restauration et le Wi-Fi. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et prévoyez l’installation avant l’ouverture des portes. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements et la signalétique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Confirmer les fournisseurs
- 6
Informer les exposants
2 personnes
- 7
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 8
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
- 9
Concevoir les badges nominatifs
- 10
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 11
Imprimer les panneaux de direction
- 12
Imprimer les programmes
2 personnes
- 13
Trier les bracelets
- 14
Répartir les exposants
- 15
Commander les quantités de restauration
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas
3 personnes
- 19
Vérifier le matériel
2 personnes
- 20
Charger le transport
3 personnes
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Dégager la zone de chargement
2 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Monter les cloisons de stand
4 personnes
- 25
Apposer les numéros de stand
2 personnes
- 26
Installer des points d’alimentation
3 personnes
- 27
Installer l'éclairage
2 personnes
- 28
Décorer l’entrée
2 personnes
- 29
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 31
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
- 35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 36
Vérifier les toilettes
- 37
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 38
Accueillir les exposants
3 personnes
- 39
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 41
Présenter le programme
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 46
Soutenir les exposants
2 personnes
- 47
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 48
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 50
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
- 51
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 52
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 55
Démonter les parois du stand
4 personnes
- 56
Démonter l’éclairage
2 personnes
- 57
Enrouler les câbles d’alimentation
3 personnes
- 58
Retirer la décoration
2 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 61
Inventorier le matériel
2 personnes
- 62
Rapporter le matériel
3 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
- 65
Archiver les données d'inscription
- 66
Rassembler les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 12
- Tables de standqté 20
- Chaisesqté 120
- Table d'inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 4
- Tabouretsqté 16
- Porte-manteauxqté 4
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Routeur Wi-Fi
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Stations de rechargeqté 2
- Microphone à main
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Éclairage d’ambianceqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à théqté 100
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Petits bolsqté 16
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Pincesqté 8
- Louchesqté 8
- Torchons de cuisineqté 12
Décoration
- Panneaux de standqté 12
- Nappesqté 24
- Numéros de standqté 24
- Banderoles de salonqté 4
- Compositions floralesqté 8
Inscription
- Porte-nomsqté 130
- Braceletsqté 130
- Presse-papiersqté 6
- Stylos de comptoirqté 20
- Classeurs de rangementqté 10
- Bacs à badgesqté 4
Communication
- Panneaux de directionqté 12
- Pupitres de programmeqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux d’information A4qté 12
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 24
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Passe-câblesqté 12
- Gants de travailqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez un nombre de référence au moins 3 semaines avant le salon : visiteurs inscrits, exposants confirmés et repas à prévoir. Utilisez ce chiffre pour commander la restauration et répartir les stands.
- Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Les demandes reçues le matin même sont difficiles à intégrer correctement.
- Préparez le plan des stands avant d’imprimer les numéros et les badges. Réservez une table d’inscription, un ordinateur, une imprimante et une solution Wi-Fi : sans cela, l’accueil ralentit dès les premières arrivées.
- Faites un test technique la veille avec le routeur, les rallonges, les multiprises, le microphone et les stations de recharge. Prévoyez au moins une batterie externe et quelques branchements libres pour les exposants.
- Bloquez une vraie fenêtre de montage le jour J : ouvrez le lieu assez tôt pour installer tables, chaises, cloisons et panneaux avant l’arrivée des visiteurs. Dégagez aussi la zone de chargement afin que les exposants puissent décharger sans attendre.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon professionnel ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les exposants, le plan des stands et la restauration doivent être suffisamment stabilisés 2 à 3 semaines avant l’ouverture.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon professionnel ?
- Prévoyez au moins 3 heures pour une installation simple, et davantage si les cloisons ou le mobilier doivent être montés sur place. L’espace de chargement doit être libre dès le début du montage.
- Quand imprimer les badges des visiteurs et des exposants ?
- Imprimez les badges définitifs 2 à 5 jours avant le salon, après vérification des inscriptions. Gardez quelques badges vierges ou réimprimables pour les changements de dernière minute.
- Comment calculer la restauration pour un salon professionnel ?
- Basez la commande sur le nombre confirmé de participants, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % selon le taux d’inscriptions tardives attendu. Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’ouverture, pas pendant l’accueil.
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