Eine Handelsbörse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Teilnehmer- und Ausstellerliste mindestens 14 Tage vor der Handelsbörse an. Erfasse dabei Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, damit die Cateringmengen nicht auf veralteten Zahlen beruhen.
• Bestätige Lieferanten und Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher. Schicke Standaufteilung, Standnummern und Ankunftsinformationen gesammelt, statt einzelne Änderungen bis zum Veranstaltungstag nachzureichen.
• Plane die Besucherregistrierung mit Registrierungstisch, Laptop, Drucker und Namensschildern. Sortiere Armbänder und drucke Wegweiser, Programm sowie Namensschilder spätestens am Vortag, damit am Eingang keine Druckaufgaben entstehen.
• Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Räume zuerst die Ladezone frei, stelle Tische und Stühle auf und baue danach Stellwände, Standnummern, Beleuchtung und Registrierung auf.
• Kühle Getränke frühzeitig und halte für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit. Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Aufbau, weil fehlendes Geschirr das Catering sofort ausbremst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handelsbörse organisieren?

Starte etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Ausstellerkontakten und Location. Die Standaufteilung sollte spätestens 14 Tage vor dem Termin stehen, damit Drucksachen und Wegweiser rechtzeitig erstellt werden können.

Wann muss die Standaufteilung für eine Handelsbörse fertig sein?

Plane die Standaufteilung mindestens 14 Tage vorher und bestätige sie 7 Tage vor der Veranstaltung erneut. So können Standbetreiber ihre Anreise prüfen und du kannst Standnummern sowie Wegweiser drucken.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Handelsbörse?

Rechne mit mindestens 3 Stunden für einen kleinen bis mittleren Aufbau. Für Stellwände, viele Stände oder umfangreiche Technik solltest du zusätzlich 1 bis 2 Stunden Reserve einplanen.

Wie viele Getränke braucht man für eine Handelsbörse?

Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze eine Reserve von rund 10 Prozent. Berücksichtige zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser, wenn die Handelsbörse länger als zwei Stunden dauert.

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