Handelsbeurs organiseren: checklist en planning

Een handelsbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, doelgroep, locatie en zaalindeling vast; daarna volgen exposanten, aanmeldingen, programma en praktische informatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar badges, plattegronden, catering en techniek. Op de dag zelf moet de laad- en loszone vrij zijn, staan tafels en standwanden op tijd klaar en werkt alle apparatuur voordat bezoekers binnenkomen. Deze checklist bevat 68 taken en 58 benodigdheden om niets op het laatste moment te hoeven regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en doelgroep vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposantenvoorwaarden versturen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Exposanten praktisch informeren
2 personen
Voorraad kantoorartikelen kopen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Exposantenstands nummeren
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Promotiemateriaal per stand klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratielijst klaarleggen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standvragen doorgeven
Deelnemersaantallen bijhouden
Eindsignaal aankondigen
Exposanten uitchecken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Nazorg

Exposanten laten afbouwen
4 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Dranken en voedsel opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Openstaande exposantenvragen afhandelen
2 personen
Bedankbericht versturen
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 12
Standwandenaantal 30
Tafelrokkenaantal 35
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Kabelgotenaantal 10
Koelboxenaantal 6
Laptopslotenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 12

Communicatie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgeclipsaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Plattegrondenaantal 120
Standbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Registratiemappenaantal 3
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 12
Klittenbandstripsaantal 10
Scharenaantal 6

Decoratie

Plantenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Logo bannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk enkele weken voor de beurs een definitieve exposantenlijst en wijs daarna de standplaatsen toe. Zo kun je plattegrond, standbordjes en praktische instructies op tijd aanpassen.
Sluit het aanmeldformulier op een vast moment, bijvoorbeeld 7 dagen voor de beurs. Controleer daarna namen, dieetwensen en deelnemersaantallen voordat je catering en naambadges definitief maakt.
Plan de techniek niet pas op de beursdag. Test projectoren, schermen, luidsprekers en draadloze microfoons vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten per ruimte klaar.
Stuur parkeerinformatie en exposanteninstructies uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld waar laden en lossen kan, hoe laat de locatie opent en waar iedere stand komt.
Reserveer voor de opbouw een afzonderlijk tijdsblok vóór de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen, standwanden en verlichting neer; plaats daarna programmaboekjes, plattegronden, badges en registratiebenodigdheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een handelsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, doelgroep en locatie. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve aanmeldingen, standplaatsen, catering, techniek en deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een handelsbeurs versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken voor de beurs. Verstuur een praktische herinnering met programma, parkeren en aanvangstijd 3 tot 7 dagen vooraf.
Wanneer moet het programma van een handelsbeurs definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 2 weken voor de beurs definitief. Dan kun je programmaboekjes, bewegwijzering en informatie voor exposanten en deelnemers nog laten aansluiten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een handelsbeurs?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, standwanden, registratie en techniek. Plan extra tijd als meerdere exposanten zelf materiaal aanleveren of als er presentaties zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.