Handelsbörse organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Standplatzvergabe erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Plane für jeden Stand ausreichend Fläche ein und halte eine aktualisierte Ausstellerliste für Registrierung und Aufbau bereit.
• Schicke Park-, Anliefer- und Aufbauinformationen spätestens 7 Tage vorher an die Aussteller. Markiere eine Lade- und Entladezone, damit der Publikumsverkehr nicht durch Kisten und Fahrzeuge blockiert wird.
• Teste Projektoren, Leinwände, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lege Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien direkt an den Technikplatz, statt sie erst während des Programms zu suchen.
• Bereite Namensschilder, Badge-Clips, Programmhefte und Standbeschilderung am Vortag vor. Prüfe die Teilnehmerliste zusätzlich am Veranstaltungsmorgen und halte Stifte, Klemmbretter und Registriermappen am Eingang bereit.
• Kühle Getränke frühzeitig und reserviere das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl spätestens 3 bis 5 Tage vor der Börse weiter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handelsbörse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Ausstellerliste, Anmeldung, Standplätze, Catering und Technik nacheinander verbindlich planen.

Wann sollten die Einladungen zur Handelsbörse verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Öffne die Anmeldung direkt mit den Ausstellerbedingungen und setze eine klare Frist von mindestens 2 Wochen.

Wann müssen Aussteller ihre Standplätze erfahren?

Sende die Standplatzzuweisung spätestens 7 Tage vor der Handelsbörse. Füge Raumplan, Anlieferzeit, Parkinformationen und die benötigten Präsentationsmaterialien in derselben Nachricht zusammen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Handelsbörse?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für das Öffnen der Location, die Ladezone, Tische, Stühle, Standwände, Beschilderung und den Techniktest ein. Bei vielen Ausstellern solltest du zusätzliche Helfer und 30 Minuten Puffer einplanen.

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