Organiser un salon professionnel sans rien oublier

Un salon professionnel demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs, le lieu et la technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires, les badges, le programme et l’installation des stands avant les derniers jours. Les points souvent oubliés sont les horaires de livraison, le stationnement, les branchements électriques et les informations pratiques destinées aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date et le public cible
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les conditions des exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Informer les exposants sur les aspects pratiques
2 personnes
Acheter les fournitures de bureau
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Préparer le matériel promotionnel par stand
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer la liste d’inscription
Tester la technique et le micro
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Transmettre les questions du stand
Suivre le nombre de participants
Annoncer le signal de fin
Faire le départ des exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Acheminer le matériel vers le stockage
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Traiter les questions en attente des exposants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 35
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 30
Jupes de tableqté 35
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Goulottes de câblesqté 10
Glacièresqté 6
Antivols pour ordinateur portableqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 12

Communication

Supports de badges nominatifsqté 120
Pinces à badgeqté 120
Brochures du programmeqté 120
Plansqté 120
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Dossiers d’inscriptionqté 3
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 12
Bandes de velcroqté 10
Ciseauxqté 6

Décoration

Plantesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières avec logoqté 6
Décoration de tableqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et son agencement plusieurs semaines avant l’événement. Vérifiez dès cette étape les horaires d’accès, les zones de chargement et de déchargement ainsi que le nombre de tables, chaises et parois disponibles.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, d’attribuer les emplacements, de préparer les badges et de transmettre le nombre définitif au traiteur.
Envoyez aux exposants un dossier pratique au plus tard 10 jours avant l’ouverture. Indiquez l’emplacement attribué, les horaires d’installation, le parking, le matériel fourni et les contraintes techniques.
Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs avant l’arrivée des participants. Prévoyez une rallonge, une multiprise et une solution de secours pour chaque zone de présentation.
Préparez la signalétique et les supports d’accueil la veille : plans, panneaux indicateurs, brochures du programme et badges nominatifs. Le jour même, gardez des stylos, marqueurs et presse-papiers au point d’accueil pour corriger rapidement une inscription ou un badge.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon professionnel ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions environ une semaine avant l’événement pour finaliser les badges, le programme et le catering.
Combien de temps faut-il pour installer un salon professionnel ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, les parois de stands, la signalétique et la technique. Ajoutez 30 à 60 minutes de test avant l’arrivée du public.
Quand attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements 7 à 10 jours avant le salon, une fois les inscriptions et les besoins particuliers vérifiés. Envoyez ensuite un plan clair avec les horaires d’accès et de déchargement.
Combien de temps à l’avance réserver le traiteur ?: Réservez le traiteur dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Confirmez le nombre de participants et les régimes alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement.

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