Groep-acht-musical organiseren: praktische checklist

Een Groep-acht-musical vraagt om meer dan repetities en een podium. Je regelt tegelijk de voorstellingstijden, castindeling, techniek, kostuums, rekwisieten, publieksroute en catering. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en de bezoekerslijst vast en werk in de laatste week vooral aan controles. Met deze checklist zie je welke onderdelen vaak te laat worden geregeld, van gelabelde kostuums tot geteste draadloze microfoons en gekoelde drank.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma afdrukken
2 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Castschema verspreiden
Decorstukken controleren
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Kostuums controleren
3 personen
Kostuums labelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Microfoons testen
3 personen
Lichtplan controleren
2 personen
Podiumindeling uitwerken
3 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Toegangsroute markeren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringporties klaarzetten
2 personen
Decor naar zaal brengen
4 personen
Podiumvloer controleren
3 personen
Decor opbouwen
5 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie opstellen
3 personen
Muziek en microfoons testen
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums per rol klaarleggen
3 personen
Podium en zaal schoonmaken
3 personen
Dranktafel inrichten
2 personen
Hapjestafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen

Event

Cast laten omkleden
4 personen
Cast laten inzingen
2 personen
Laatste technische test uitvoeren
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling begeleiden
5 personen
Rekwisieten wisselen
3 personen
Licht bedienen
Geluid bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
Publiek begeleiden bij vertrek
3 personen
Cast feliciteren en fotograferen
3 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
4 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
Avondrekwisieten wisselen
3 personen
Avonddrankjes bijvullen
2 personen
Laatste publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Rekwisieten verzamelen
3 personen
Kostuums innemen
3 personen
Decor afbreken
5 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffertapeaantal 4
Reserve-audiokabelsaantal 6
USB-sticksaantal 3
Reservehoofdtelefoonsaantal 2
Zaklampenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 3

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Decorpanelenaantal 8
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Decoratieve plantenaantal 6
Rode lopersaantal 2
Plakhaakjesaantal 30
Rol schilderstapeaantal 4
Programmabordenaantal 4
Rolkaartenaantal 12
Naambordjesaantal 30
Kledinghoezenaantal 35
Kledinglabelsaantal 40
Decoratieve kistenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 6
Keukenmessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Thermometeraantal 2
Koelboxthermometersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Koffielepelsaantal 80
Waterkannenaantal 8
Schalenaantal 12
Karaffenaantal 10
Melkkannetjesaantal 4
Maatbekersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Moppenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Wasmandenaantal 4
Wasbare poetsdoekenaantal 20

Tips

Leg de voorstellingstijden uiterlijk 4 weken vooraf vast. Zo kun je uitnodigingen versturen met een duidelijke aanvangstijd en voorkom je dat bezoekers te vroeg of te laat arriveren.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de bezoekerslijst 7 dagen voor de voorstelling. Bestel catering daarna op het werkelijke aantal plus een kleine reserve.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en muziekbestanden minimaal 2 dagen vooraf op de locatie. Controleer daarbij ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Label alle kostuums en controleer rekwisieten, decorpanelen en het achtergronddoek uiterlijk 1 week vooraf. Leg ontbrekende onderdelen meteen apart; op de voorstellingsdag blijft daar weinig tijd voor over.
Werk de toegangsroute, zitplaatsen en podiumindeling uit vóór je decor en licht plaatst. Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor de technische controle en het klaarzetten van cateringporties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Groep-acht-musical organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en voorstellingstijden. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, castschema, techniek, kostuums en decorcontroles.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een Groep-acht-musical?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de voorstelling. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je de bezoekerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf kunt afronden.
Wanneer test ik de microfoons en verlichting?: Test alle microfoons, luidsprekers, muziekbestanden en LED-podiumlampen minimaal 2 dagen vooraf. Doe op de voorstellingsdag nog een korte controle zodra podiumindeling en kabels definitief liggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minstens 3 uur voor stoelen, tafels, decor, garderobe, licht, geluid en catering. Houd daarnaast 90 minuten vrij voor een volledige technische doorloop en het oplossen van onverwachte problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.