Checklist pour organiser une comédie musicale à huit

Une comédie musicale jouée par huit personnes demande plus qu’une répétition et quelques costumes. Il faut coordonner les horaires, les rôles, les accessoires, la musique et l’accueil du public sans laisser la technique au dernier moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’aux boissons fraîches et aux portions de catering. Prévoyez aussi un temps dédié aux essais de microphones, à l’éclairage et à la circulation autour de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer les horaires de représentation
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Distribuer le planning des rôles
Vérifier les éléments de décor
3 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Vérifier les costumes
3 personnes
Étiqueter les costumes
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Vérifier le plan d’éclairage
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
3 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Balisage de l’accès
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les portions de catering
2 personnes
Apporter la déco à la salle
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
3 personnes
Monter la décoration
5 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester la musique et les micros
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les costumes par rôle
3 personnes
Nettoyer la scène et la salle
3 personnes
Installer la table des boissons
2 personnes
Installer le buffet de snacks
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes

Événement

Faire changer la troupe
4 personnes
Faire répéter la distribution
2 personnes
Effectuer le dernier test technique
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Animer le spectacle
5 personnes
Changer les accessoires
3 personnes
Gérer l’éclairage
Gérer le son
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Préparer les boissons de pause
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Féliciter la distribution et la photographier
3 personnes
Préparer la représentation du soir
4 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Animer la représentation du soir
5 personnes
Changer les accessoires du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du soir
2 personnes
Faire sortir le dernier public
3 personnes

Suivi

Rassembler les accessoires
3 personnes
Récupérer les costumes
3 personnes
Démonter le décor
5 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Laver et ranger les costumes
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Portants de logeqté 4
Tables pliantesqté 3
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Gafferqté 4
Câbles audio de rechangeqté 6
Clés USBqté 3
Casques de rechangeqté 2
Lampes de pocheqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes à pilesqté 6
Passe-câblesqté 8

Décoration

Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 8
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantes décorativesqté 6
Tapis rougesqté 2
Crochets adhésifsqté 30
Rouleau de ruban de masquageqté 4
Panneaux du programmeqté 4
Cartes de relaisqté 12
Badges nominatifsqté 30
Housses à vêtementsqté 35
Étiquettes de vêtementsqté 40
Caisses décorativesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 6
Couteaux de cuisineqté 4
Planches à découperqté 4
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermomètreqté 2
Thermomètres pour glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 80
Carafes d’eauqté 8
Saladiersqté 12
Carafesqté 10
Pichets à laitqté 4
Verres doseursqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Paniers à lingeqté 4
Chiffons de nettoyage lavablesqté 20

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les horaires de représentation au moins 4 semaines à l’avance. Envoyez ensuite les invitations avec une date limite d’inscription afin de pouvoir mettre à jour la liste des visiteurs et recueillir les besoins alimentaires.
Deux semaines avant, rassemblez les costumes et accessoires par rôle. Étiquetez chaque costume et prévoyez un portant de loge : cela évite les recherches de dernière minute entre deux changements.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et les fichiers musicaux au moins 3 jours avant. Le jour même, gardez 60 à 90 minutes pour refaire les branchements et vérifier les niveaux.
Imprimez le programme, le déroulé et le planning des rôles en plusieurs exemplaires la veille. Placez aussi le balisage de l’accès et les passe-câbles avant l’arrivée du public, pas pendant l’installation des spectateurs.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les encas ainsi que les portions de catering avant l’ouverture des portes. Pour huit participants, désignez une personne qui surveille l’accueil et une autre qui reste disponible côté coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une comédie musicale à huit ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de réunir les costumes et de tester le son et l’éclairage au moins 3 jours avant la représentation.
Quand envoyer les invitations pour une comédie musicale de groupe ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la représentation et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des visiteurs et les besoins alimentaires sans modifier le catering au dernier moment.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et la technique ?: Comptez 2 à 3 heures pour les chaises, tables, décor, éclairage, câbles et son. Ajoutez 60 à 90 minutes le jour de la représentation pour tester les microphones, les fichiers musicaux et le déroulé complet.
Que faut-il vérifier la veille d’une comédie musicale à huit ?: Vérifiez les huit costumes, les accessoires, les fichiers musicaux, le programme imprimé et le planning des rôles. Préparez également les boissons au frais, les portions de catering et tout le matériel technique regroupé au même endroit.

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