LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Graveltocht organiseren: checklist en planning

Een graveltocht staat of valt met een route die klopt, duidelijke communicatie en hulp op de juiste plekken. Regel eerst de route, toestemmingen, start- en finishlocatie en verzekering; daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en bevoorrading. In de laatste week draait het vooral om routebestanden, markering, deelnemersinformatie en materiaalcontroles. Deze checklist helpt je de 69 taken en 60 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog naar routepijlen, pompen of portofoons hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route definitief uitwerken

    2 personen

  • Route op toegankelijkheid controleren

    2 personen

  • Vergunningen en toestemmingen regelen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Verzekering voor deelnemers regelen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Route-informatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Noodnummers afdrukken

  • Polsbandjes en startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Routebestanden op gps-apparaten zetten

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Routepijlen en linten sorteren

    2 personen

  • Fietsen en aanhanger controleren

    2 personen

  • Communicatiemiddelen opladen

  • Kleding en hesjes klaarleggen

  • Startnummers bevestigen

    2 personen

  • Route uitzetten

    4 personen

  • Bevoorradingspost inrichten

    3 personen

  • Start- en finishterrein opbouwen

    6 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Fietsparkeerplaats afzetten

    2 personen

  • Pijlen en informatie ophangen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

  • Verlichting en stroom controleren

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Bevoorrading koelen

    2 personen

  • Hapjes en broodjes voorbereiden

    3 personen

  • EHBO-materiaal klaarzetten

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Registratietafel bemannen

    3 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Deelnemers laten starten

    4 personen

  • Routepost bemannen

    3 personen

  • Bevoorrading uitdelen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Route en deelnemers volgen

    2 personen

  • Technische hulp bieden

    2 personen

  • Finishregistratie bijhouden

    3 personen

  • Finishers ontvangen

    3 personen

  • Soep en broodjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Deelnemers informeren over route

  • Fietsen veilig stallen

    2 personen

  • Laatste deelnemers binnenhalen

    2 personen

  • Routepost afbouwen

    3 personen

  • Prijsuitreiking begeleiden

    2 personen

  • Laatste dranken serveren

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Start- en finishterrein opruimen

    5 personen

  • Routepijlen en linten verwijderen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Routebestanden archiveren

  • Gevonden voorwerpen verwerken

  • Foto's en uitslagen publiceren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 40
  • Fietsrekkenaantal 12
  • Afzethekkenaantal 20
  • Koelboxenaantal 8
  • Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 130
  • Polsbandjesaantal 130
  • Routepijlenaantal 180
  • Markeerlintaantal 12
  • Routebordenaantal 20
  • Verkeerskegelsaantal 30
  • Pompenaantal 4
  • Reservebinnenbandenaantal 30
  • Multitoolsaantal 6
  • Bandenlichtersaantal 12
  • Fietshandschoenenaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 3
  • Reddingsdekensaantal 15
  • Reflectiehesjesaantal 20
  • Fluitjesaantal 8
  • Gps-apparatenaantal 6
  • Portofoonsaantal 8
  • Powerbanksaantal 8
  • Stempelkaartenaantal 130
  • Medaillehoudersaantal 130

Apparatuur

  • Geluidsinstallatie
  • Microfoonaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudkannenaantal 6
  • Ledlampenaantal 8
  • Oplaadstationsaantal 3

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Bordenaantal 150
  • Kommetjesaantal 120
  • Messenaantal 150
  • Vorkenaantal 150
  • Lepelsaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Thermosbekersaantal 20

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koks­messenaantal 6
  • Broodmessenaantal 4
  • Mengkommenaantal 8
  • Soepketelsaantal 3
  • Opslagbakkenaantal 12
  • Serveerbladenaantal 8

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

  • Bezemsetsaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 6
  • Handzeepdispensersaantal 6
  • Desinfectiemiddelaantal 4
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de routecontrole niet pas na het publiceren van de inschrijving. Controleer vooraf de toegankelijkheid en stuur de definitieve route-informatie pas nadat vergunningen en toestemmingen rond zijn.
  • Maak uiterlijk een week voor de tocht een vrijwilligersindeling met een verantwoordelijke voor start, finish, route en bevoorradingspost. Geef iedere post een portofoon of ander opgeladen communicatiemiddel.
  • Zet de routepijlen, het markeerlint, de routeborden en de verkeerskegels per trajectdeel klaar. Zo kun je op de dag zelf sneller uitzetten en zie je meteen of er materiaal ontbreekt.
  • Controleer fietsen, aanhanger en reparatiemateriaal vóór de laatste boodschappenronde. Leg per hulppunt minimaal een pomp, reservebinnenbanden, multitools en bandenlichters klaar.
  • Druk de deelnemerslijst en noodnummers af en leg startnummers, polsbandjes en gps-apparaten samen klaar. Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 24 uur en pas kleding, bevoorrading en communicatie daarop aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een graveltocht organiseren?
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, toestemmingen, start- en finishlocatie en verzekering. Plan de inschrijving daarna, zodat je dieetwensen, deelnemersaantallen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de route van een graveltocht uitzetten?
Zet de route bij voorkeur op de dag vóór de tocht uit, nadat je de laatste routecontrole hebt gedaan. Controleer op de ochtend zelf minstens één keer de belangrijkste kruisingen en tijdelijke markeringen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een graveltocht?
Reken op minimaal één verantwoordelijke voor start en finish, één voor de route en één voor elke bevoorradingspost. Bij meerdere posten of kruisingen voeg je per locatie ten minste één vrijwilliger toe.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een graveltocht?
Leg per mobiel hulppunt minimaal een pomp, reservebinnenbanden, multitools en bandenlichters klaar. Neem daarnaast EHBO-koffers, reddingsdekens, opgeladen portofoons en powerbanks mee; controleer dit materiaal uiterlijk de dag vóór de tocht.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!