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Gravel-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gravel-Tour steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klarer Beschilderung und erreichbaren Helfern. Plane zuerst Route, Genehmigungen sowie Start und Ziel; danach folgen Anmeldung, Teilnehmerdaten und Verpflegung. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Fahrräder, GPS-Geräte und Kommunikationsmittel. Am Veranstaltungstag müssen Startnummern, Erste Hilfe, Reparaturmaterial und die Versorgungsstation sofort einsatzbereit sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route endgültig ausarbeiten

    2 Personen

  • Route auf Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Zustimmungen regeln

  • Start- und Zielort reservieren

  • Versicherung für Teilnehmer organisieren

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Routeninformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Notrufnummern ausdrucken

  • Armbänder und Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Routendateien auf GPS-Geräte laden

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Richtungspfeile und Bänder sortieren

    2 Personen

  • Fahrräder und Anhänger prüfen

    2 Personen

  • Kommunikationsmittel aufladen

  • Kleidung und Westen bereitlegen

  • Startnummern befestigen

    2 Personen

  • Route festlegen

    4 Personen

  • Versorgungsstation einrichten

    3 Personen

  • Start- und Zielbereich aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Fahrradparkplatz absperren

    2 Personen

  • Pfeile und Informationen aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

  • Beleuchtung und Strom prüfen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Snacks und belegte Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer starten lassen

    4 Personen

  • Routeposten besetzen

    3 Personen

  • Verpflegung verteilen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Route und Teilnehmer verfolgen

    2 Personen

  • Technische Hilfe leisten

    2 Personen

  • Zielerfassung führen

    3 Personen

  • Finisher empfangen

    3 Personen

  • Suppe und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Teilnehmer über die Route informieren

  • Fahrräder sicher abstellen

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmende aufnehmen

    2 Personen

  • Routenstation abbauen

    3 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    2 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Start- und Zielbereich aufräumen

    5 Personen

  • Wegweiser und Bänder entfernen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Routenunterlagen archivieren

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Fotos und Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 40
  • FahrradständerAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • KühlboxenAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 130
  • ArmbänderAnz. 130
  • WegweiserAnz. 180
  • AbsperrbandAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • PumpenAnz. 4
  • ErsatzschläucheAnz. 30
  • MultitoolsAnz. 6
  • ReifenheberAnz. 12
  • FahrradhandschuheAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 15
  • WarnwestenAnz. 20
  • PfeifenAnz. 8
  • GPS-GeräteAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 8
  • StempelkartenAnz. 130
  • MedaillenhalterAnz. 130

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 120
  • MesserAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermobecherAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsmittelAnz. 4
  • AbfalltrennbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Routenplanung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Prüfe die Strecke auf Barrierefreiheit, lade die Routendateien auf alle GPS-Geräte und verschicke die Routeninformationen vorab.
  • Kläre Genehmigungen, Zustimmungen, Versicherung sowie Start- und Zielort mehrere Wochen vorher. Gerade bei Absperrgittern, Wegweisern und Verkehrskegeln kann eine kurzfristige Änderung den Ablauf verzögern.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Teilnehmerliste. Drucke die Liste und Notrufnummern zusätzlich aus, damit Helfer auch bei leerem Akku oder schlechtem Empfang handlungsfähig bleiben.
  • Richte die Versorgungsstation vor dem ersten Start ein und plane Kühlboxen, Abfallbehälter sowie ausreichend Sitz- und Schattenplätze ein. Sortiere Richtungspfeile und Absperrbänder nach Streckenabschnitt, statt sie erst vor Ort zu suchen.
  • Lade Funkgeräte, Powerbanks und andere Kommunikationsmittel am Vorabend vollständig auf. Lege Pumpen, Ersatzschläuche, Multitools und Reifenheber gemeinsam an einen klar markierten Reparaturpunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gravel-Tour anmelden und planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen, Versicherung sowie Start- und Zielort. Die Anmeldung sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden, damit du Helfer, Verpflegung und Material nach Teilnehmerzahl planen kannst.
Was braucht man für eine Gravel-Tour an Reparaturmaterial?
Plane mindestens einen gut erreichbaren Reparaturpunkt mit Pumpen, Ersatzschläuchen, Multitools und Reifenhebern. Bei mehreren Streckenabschnitten sollten Helfer zusätzlich Reparaturmaterial mitführen, damit ein Defekt nicht bis zum Ziel warten muss.
Wann sollte man die Strecke und das Wetter für eine Gravel-Tour prüfen?
Prüfe die Route bei der endgültigen Ausarbeitung und kontrolliere sie in der letzten Woche noch einmal auf Sperrungen oder problematische Passagen. Die Wettervorhersage solltest du 24 bis 48 Stunden vor dem Start und am Veranstaltungsmorgen erneut prüfen.
Wie viele Helfer braucht eine Gravel-Tour?
Teile die Helfer mindestens auf Start und Ziel, Versorgungsstation, Streckenkommunikation und Erste Hilfe auf. Für jeden besetzten Punkt solltest du eine verantwortliche Person und mindestens eine Vertretung einplanen, also bei vier Bereichen mindestens 8 Personen.

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