Organiser une randonnée gravel sans rien oublier

Une randonnée gravel demande plus qu’un itinéraire intéressant. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, préparer les inscriptions et répartir les bénévoles avant le jour du départ. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’au balisage et au ravitaillement. Elle couvre aussi les oublis fréquents : fichiers GPS non chargés, batteries déchargées, chambres à air manquantes ou informations d’urgence encore non imprimées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser l’itinéraire
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Obtenir les permis et autorisations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Organiser l'assurance pour les participants
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les numéros d’urgence
Préparer les bracelets et les dossards
2 personnes
Mettre les fichiers d'itinéraire sur les appareils GPS
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les flèches de parcours et les rubans
2 personnes
Vérifier les vélos et la remorque
2 personnes
Recharger les moyens de communication
Préparer les vêtements et les gilets
Fixer les dossards
2 personnes
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Accrocher les flèches et les informations
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réfrigérer les stocks
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Tenir le poste de route
3 personnes
Distribuer les provisions
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Suivre le parcours et les participants
2 personnes
Fournir une assistance technique
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Servir la soupe et les petits pains
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Informer les participants sur l’itinéraire
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
Démonter le poste de parcours
3 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les fichiers du parcours
Traiter les objets trouvés
Publier les photos et les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Porte-vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Glacièresqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 130
Braceletsqté 130
Flèches de directionqté 180
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Pompesqté 4
Chambres à air de rechangeqté 30
Outils multifonctionsqté 6
Démonte-pneusqté 12
Gants de véloqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 15
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 8
Appareils GPSqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Cartes de poinçonnageqté 130
Porte-médaillesqté 130

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Lampes LEDqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 120
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 8
Mugs isothermesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Saladiersqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalise l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie l’accessibilité, les portions privées et les autorisations nécessaires, puis envoie aux participants une trace GPS et les informations pratiques.
Prévois un contrôle des vélos et de la remorque plusieurs jours avant le départ. Compte les pompes, démonte-pneus, outils multifonctions et chambres à air de rechange, au lieu de les chercher le matin même.
Charge tous les appareils GPS, talkies-walkies et batteries externes la veille, puis place les fichiers d’itinéraire sur les appareils. Imprime aussi la liste des participants et les numéros d’urgence, car une batterie peut tomber à plat.
Prépare le balisage par portions : trie les flèches, rubans, panneaux et cônes avant d’aller tracer l’itinéraire. Les bénévoles doivent savoir quelle section ils installent et à quelle heure ils la retirent.
Installe le ravitaillement avant l’arrivée des premiers participants, avec tables, glacières, gants, sacs-poubelle et trousse de premiers secours. Vérifie les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée gravel ?: Ouvre le formulaire dès que l’itinéraire, le lieu de départ et les conditions de participation sont suffisamment arrêtés, idéalement 4 à 6 semaines avant la randonnée. Garde ensuite quelques jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il baliser une randonnée gravel ?: Trace l’itinéraire le jour même ou la veille, selon la durée du parcours et la tenue du balisage. Trie les flèches et les rubans au moins 24 heures avant afin de ne pas perdre de temps sur le terrain.
Que prévoir pour les crevaisons pendant une randonnée gravel ?: Prévois au minimum une pompe, des démonte-pneus, un outil multifonction et plusieurs chambres à air de rechange au point de ravitaillement ou dans le véhicule d’assistance. Vérifie ce matériel 1 à 2 jours avant et répartis-le avec les bénévoles.
Quand vérifier la météo pour une randonnée gravel ?: Consulte les prévisions une première fois 3 jours avant, puis à nouveau la veille. Profite de cette dernière vérification pour confirmer les vêtements, les gilets réfléchissants, les couvertures de survie et les éventuels ajustements de sécurité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.