Grafiekworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een grafiekworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen drukpersen en papier klaarzetten. Je moet de techniek, materiaalhoeveelheden en werkplekken afstemmen op het aantal deelnemers. Regel inschrijvingen, dieetwensen en veiligheidsinstructies vooraf, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Controleer bovendien stroom, verlichting, droogruimte en de opstelling voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist zet de voorbereiding in een werkbare volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshoptechniek bepalen
2 personen
Materiaalhoeveelheden berekenen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Veiligheidsinstructies schrijven
Drukpersen reserveren
Kunstmaterialen inkopen
2 personen
Catering inkopen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes maken
Werkbladen afdrukken
Sjablonen voorbereiden
2 personen
Materiaalsets samenstellen
3 personen
Dranken koelen
Eten portioneren
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Drukpersen installeren
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Werkplekken inrichten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidsmaterialen plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkom en uitleg geven
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Druktechniek demonstreren
2 personen
Materialen uitdelen
3 personen
Eerste drukronde begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels tussentijds reinigen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tweede drukronde begeleiden
4 personen
Afdrukken laten drogen
2 personen
Werkstukken presenteren
2 personen
Materialen innemen
3 personen
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Kunstmaterialen sorteren
3 personen
Afdrukken verpakken
2 personen
Drukpersen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Registratietafel
Droogrekkenaantal 4
Kledingrek

Apparatuur

Drukpersenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Taaklampenaantal 8
Koelboxenaantal 3

Kunstmateriaal

Lino platenaantal 30
Linosnijdersetsaantal 12
Inktrollenaantal 24
Inktbakjesaantal 24
Zwarte drukinktaantal 6
Gekleurde drukinktaantal 12
Drukplatenaantal 24
Drukbarenaantal 24
Snijmattenaantal 24
Schortenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 3
Potlodenaantal 30
Linialenaantal 24
Gummenaantal 24
Werkbladenaantal 30
Sjablonenaantal 30
Printpapieraantal 500
Oud krantenpapieraantal 4
Afplaktapeaantal 6

Servies

Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Presentatieclipsaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Sponzenaantal 10
Dweilenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst de workshoptechniek en bereken daarna per deelnemer een materiaalset. Zo voorkom je dat lino platen, linosnijdersets, inktrollen of printpapier tijdens de workshop op zijn.
Reserveer drukpersen en controleer vooraf hoeveel verlengsnoeren en stekkerdozen nodig zijn. Test de verlichting en sluit taaklampen aan voordat de werkplekken worden ingericht.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig deelnemers uiterlijk enkele dagen voor de workshop. Portioneren en koelen van eten en drinken gaat dan op basis van een definitief aantal.
Maak veiligheidsinstructies voor het werken met linosnijders en drukpersen en leg schorten, nitrilhandschoenen en snijmatten per werkplek klaar. Houd een duidelijke route vrij tussen tafels, persen en droogrekken.
Richt de ruimte in deze volgorde in: tafels, stoelen, drukpersen, verlichting en materiaalsets. Druk deelnemerslijst, naamkaartjes en werkbladen pas af nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat er geen namen ontbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een grafiekworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, workshoptechniek en reservering van drukpersen. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en materiaalhoeveelheden af te ronden.
Hoeveel materiaal heb ik nodig per deelnemer aan een grafiekworkshop?: Maak voor iedere deelnemer één complete materiaalset met een lino plaat, linosnijder, snijmat, potlood, liniaal, gum en werkbladen. Leg daarnaast extra verbruiksmateriaal klaar: reken op ongeveer 10% reserve voor printpapier, afplaktape en krantenpapier.
Wanneer moet ik de werkplekken voor een grafiekworkshop opstellen?: Stel de tafels en stoelen uiterlijk 2 uur voor aanvang op en richt daarna de werkplekken in. Installeer drukpersen, verlichting en droogrekken vóór de deelnemers arriveren, zodat je nog tijd hebt voor een veiligheids- en stroomcontrole.
Hoeveel drukpersen heb ik nodig voor een grafiekworkshop?: Dat hangt af van de groepsgrootte en techniek, maar plan bij voorkeur één drukpers per 4 tot 6 deelnemers. Bij een grotere groep voorkom je wachtrijen door vooraf de materiaalsets klaar te zetten en de deelnemers in kleine werkblokken te laten werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.