LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde Grachtenrace

Een Grachtenrace vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en deelnemers regelen. Leg eerst de vaarroute, start- en finishlocatie en wedstrijdvergunning vast; daarna volgen veiligheid, verkeersmaatregelen en EHBO. Plan vrijwilligers, veiligheidsboten en communicatie ruim voordat je de inschrijving opent. In de laatste weken draait het om startnummers, routekaarten, boodschappen en een duidelijke deelnemersbrief. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat veiligheidsmateriaal of informatie pas op de wedstrijddag wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijdvergunning aanvragen

  • Vaarroute vastleggen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Veiligheidsplan opstellen

    2 personen

  • Verkeersmaatregelen aanvragen

  • EHBO-ondersteuning reserveren

  • Veiligheidsboten reserveren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Omwonenden informeren

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemers bevestigen

    2 personen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Deelnemersbrief versturen

  • Routekaart maken

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Startlijst afdrukken

  • Medaillelinten controleren

    2 personen

  • Boodschappen bestellen

    2 personen

  • Materialen ophalen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Hesjes per post sorteren

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Terrein inspecteren

    3 personen

  • Veiligheidsbriefing voorbereiden

    2 personen

  • Start- en finishzone afzetten

    4 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Routeborden plaatsen

    4 personen

  • Boeien uitleggen

    4 personen

  • Omroepinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Startnummertafel inrichten

    2 personen

  • Inschrijfbalie inrichten

    2 personen

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Cateringpunt inrichten

    3 personen

  • Koffie zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Veiligheidsmateriaal controleren

    2 personen

Event

  • Vrijwilligers ontvangen

    3 personen

  • Vrijwilligers briefen

    3 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Boten controleren

    3 personen

  • Veiligheidsinstructie geven

    2 personen

  • Startvolgorde omroepen

  • Race starten

    3 personen

  • Koersposten bemannen

    8 personen

  • Veiligheidsboten inzetten

    6 personen

  • Tijden registreren

    3 personen

  • Finishers afvangen

    4 personen

  • Medaillelinten uitdelen

    2 personen

  • Water uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Uitslagen controleren

    2 personen

  • Prijsuitreiking verzorgen

    3 personen

  • Muziek en omroep verzorgen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Laatste deelnemers controleren

    2 personen

  • Catering sluiten

    3 personen

  • Publiek uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Boeien uit het water halen

    4 personen

  • Routeborden verwijderen

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    5 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Afval afvoeren

    3 personen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Veiligheidsboten retourneren

    2 personen

  • Koelboxen reinigen

    2 personen

  • Uitslagen publiceren

  • Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 40
  • Barkrukkenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

  • Wedstrijdbotenaantal 12
  • Reservebotenaantal 2
  • Reddingsboeienaantal 8
  • Reddingsvestenaantal 20
  • Routeboeienaantal 16
  • Peddelsaantal 30
  • Reservepeddelsaantal 6
  • Startnummersaantal 20
  • Medaillelintenaantal 120
  • Stopwatchesaantal 6

Apparatuur

  • Marifoonsaantal 8
  • Portofoonsaantal 12
  • Omroepmicrofoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Oplaadstationsaantal 4
  • Megafonenaantal 3
  • Laptopsaantal 3
  • Printersaantal 2

Verlichting

  • Ledlampenaantal 10
  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Zaklampenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 400
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Bordenaantal 250
  • Besteksetsaantal 250
  • Serveerbladenaantal 12
  • Koffiekannenaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 8
  • Thermoskannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 6
  • Tangenaantal 8
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Waterkokersaantal 3

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 3
  • Dekenrollenaantal 4
  • Veiligheidshesjesaantal 35
  • Zaklampen met knipperlichtaantal 8

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Eventvlaggenaantal 8
  • Pijlbordenaantal 12
  • Startdoek
  • Finishdoek

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel vergunningen, vaarroute en start- en finishlocatie als eerste. Vraag verkeersmaatregelen en stem het veiligheidsplan af voordat je deelnemers definitief bevestigt.
  • Reserveer veiligheidsboten, EHBO-ondersteuning en communicatieapparatuur vroeg. Controleer daarnaast het aantal reddingsvesten, reddingsboeien en reserveboten uiterlijk één week voor de race.
  • Open de inschrijving pas wanneer route en veiligheidsinformatie duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen meteen en stuur de deelnemersbrief met routekaart en praktische instructies uiterlijk 7 dagen vooraf.
  • Maak de vrijwilligersindeling niet alleen voor de start en finish, maar ook voor routeposten en materiaalbeheer. Plan per post een vervanger, zodat een uitval niet direct een gat in de bezetting veroorzaakt.
  • Leg startnummers, medaillelinten, routeborden en de startlijst apart klaar. Test stopwatches, portofoons, marifoons, luidsprekers en oplaadstations de dag vóór de race in plaats van op het eerste startmoment.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Grachtenrace organiseren?
Begin minimaal 12 weken vooraf met de vergunning, vaarroute en reservering van de start- en finishlocatie. Plan de veiligheidsboten, EHBO en verkeersmaatregelen bij voorkeur uiterlijk 8 weken voor de race.
Wanneer moet ik de deelnemersbrief voor een Grachtenrace versturen?
Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin de starttijd, routekaart, startnummers, veiligheidsinstructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Grachtenrace?
Maak eerst een indeling per taak: start, finish, routeposten, deelnemersregistratie, materiaal en catering. Tel daarna per post minimaal 1 vrijwilliger en plan voor de drukste posten 1 extra persoon als reserve.
Wanneer controleer ik het materiaal voor de Grachtenrace?
Doe een volledige controle 7 dagen vooraf en een korte technische test de dag vóór de race. Controleer vooral reservepeddels, reddingsvesten, routeboeien, portofoons, stopwatches, verlengkabels en stekkerdozen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!