Checklist para organizar una carrera por los canales

Organizar una carrera por los canales exige coordinar permisos, recorrido, seguridad, participantes y equipos antes de abrir la salida. Empieza por definir la ruta y reservar los puntos de salida y meta; después tramita las medidas de tráfico y el apoyo de primeros auxilios. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información a los vecinos suelen quedar para el final, aunque condicionan la logística. Usa esta checklist para ordenar el trabajo y llegar al día de la prueba con voluntarios, embarcaciones y comunicaciones preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso de competición
Definir la ruta de navegación
2 personas
Reservar la salida y la meta
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
Reservar apoyo de primeros auxilios
Reservar embarcaciones de seguridad
Reclutar voluntarios
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar la carta a los participantes
Crear un mapa de la ruta
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de salida
Comprobar las cintas de las medallas
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Clasificar chalecos por correo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Preparar la charla de seguridad
2 personas
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Explicar las esposas
4 personas
Conectar la megafonía
2 personas
Montar la mesa de dorsales
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar material de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
3 personas
Informar a los voluntarios
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Comprobar los barcos
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Anunciar el orden de salida
Iniciar la carrera
3 personas
Cubrir los puestos del recorrido
8 personas
Poner en servicio las embarcaciones de seguridad
6 personas
Registrar horarios
3 personas
Recibir a los que finalizan
4 personas
Repartir las cintas de medalla
2 personas
Repartir agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Comprobar los últimos participantes
2 personas
Cerrar el catering
3 personas
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

Sacar las boyas del agua
4 personas
Retirar los carteles de ruta
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver las embarcaciones de seguridad
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Material deportivo

Barcos de competicióncant. 12
Barcas de reservacant. 2
Boyas de rescatecant. 8
Chalecos salvavidascant. 20
Boyas de rutacant. 16
Remeroscant. 30
Paddles de repuestocant. 6
Dorsalescant. 20
Cintas de medallacant. 120
Cronómetroscant. 6

Equipo

Radios portátilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Micrófonos de megafoníacant. 2
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 4
Megáfonoscant. 3
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Teterascant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Rollos de mantascant. 4
Chalecos reflectantescant. 35
Linternas con luz intermitentecant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del eventocant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cinta de salida
Lona de meta

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos de competición y las medidas de tráfico antes de publicar la convocatoria. Reserva también las embarcaciones de seguridad y el apoyo de primeros auxilios con varias semanas de margen.
Cierra la ruta antes de asignar dorsales o imprimir mapas. Marca boyas de ruta y puntos de rescate, y prepara una ruta alternativa por si cambia el nivel del agua o aparece una zona bloqueada.
Abre las inscripciones solo cuando estén confirmados la salida, la meta y el límite de participantes. Recoge las preferencias dietéticas desde el formulario para no tener que perseguir esos datos después.
Asigna a cada voluntario una función concreta y entrégale un canal de comunicación. Prueba radios, walkie-talkies, megáfonos y altavoces antes de que lleguen los participantes.
Prepara los materiales en dos momentos: compra y recogida con antelación, y revisión final el día anterior. Comprueba dorsales, cintas de medalla, cronómetros, chalecos salvavidas, remos y paddles de repuesto antes de cargar las embarcaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una carrera por los canales?: Tramítalo varias semanas antes de la fecha prevista, porque el permiso puede condicionar la ruta y las medidas de tráfico. No abras las inscripciones hasta saber que la salida, la meta y el recorrido son viables.
¿Cuándo debo reservar las embarcaciones de seguridad y primeros auxilios?: Resérvalos antes de publicar la convocatoria y confirma la disponibilidad al menos 7 días antes de la carrera. Incluye en el plan los puntos donde estarán las embarcaciones y cómo se comunicarán con la organización.
¿Cuándo se deben enviar las instrucciones a los participantes?: Envía la carta a los participantes después de confirmar las inscripciones y asignar los dorsales, idealmente entre 5 y 7 días antes. Incluye el mapa de la ruta, la hora de llegada, la salida, la meta y las indicaciones de seguridad.
¿Qué hay que revisar el día antes de la carrera por los canales?: Revisa dorsales, lista de salida, medallas, cronómetros, radios, megáfonos, chalecos salvavidas, boyas y paddles de repuesto. Haz una prueba de comunicaciones y confirma que cada voluntario conoce su puesto antes de cerrar la preparación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.