Organiser une randonnée GPS sans rien oublier
Une randonnée GPS se prépare bien avant le jour du départ : il faut sécuriser le parcours, tester le fichier d’itinéraire et organiser les points de contrôle. Cette checklist regroupe les étapes dans un ordre pratique, des premières réservations à l’installation sur place. Elle couvre aussi les appareils GPS, les batteries, le balisage, les inscriptions et l’accueil des participants. Tu peux l’utiliser pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant l’ouverture du départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de départ
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Créer le fichier d’itinéraire GPS
Tester le fichier d’itinéraire
2 personnes
Définir les points de départ et d’arrivée
2 personnes
Sélectionner les points de contrôle
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
Rédiger les consignes d’itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Réserver des appareils GPS
Vérifier la liste des courses
Reparcourir le parcours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Recharger les appareils GPS
Téléverser les fichiers d’itinéraire
Composer les kits de départ
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Marquer les points de contrôle
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Préparer la liste des présences
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les appareils GPS
2 personnes
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
Faire démarrer les participants
3 personnes
Assurer les points de contrôle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Récupérer les appareils GPS
2 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Charger et vérifier les appareils GPS
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les fichiers du parcours
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 12
- Tente de réceptionqté 2
- Stand pliant
Équipement
- Appareils GPSqté 12
- Batteries externesqté 6
- Câbles de rechargeqté 12
- Rallonges électriquesqté 2
- Multiprisesqté 3
Matériel de sport
- Boussoleqté 6
- Gilets réfléchissantsqté 10
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Siffletsqté 6
- Chemises de parcours imperméablesqté 20
- Presse-papiersqté 6
Signalétique
- Flèches de directionqté 30
- Panneaux des points de contrôleqté 8
- Ruban de balisageqté 4
- Cônesqté 20
- Attaches-câblesqté 200
- Piquets de jalonnementqté 30
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Thermosqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 4
- Carafes d’eauqté 6
Éclairage
- Lanternes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Nappesqté 6
- Drapeaux de départqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Teste le fichier d’itinéraire sur au moins un appareil GPS avant de l’envoyer aux participants. Vérifie notamment le départ, l’arrivée et chaque point de contrôle.
- Prévois le rechargement des appareils GPS et des batteries externes la veille. Regroupe ensuite les câbles et les appareils pour éviter une recherche de dernière minute.
- Refais le parcours avant l’événement, idéalement dans les jours précédents. Contrôle les changements de terrain, la signalisation et l’accessibilité des points de contrôle.
- Envoie les consignes d’itinéraire plusieurs jours avant la randonnée, avec les horaires, les points de départ et d’arrivée et les recommandations de sécurité. Cela limite les questions le matin même.
- Installe le balisage avant l’arrivée des participants et apporte du ruban, des attaches-câbles et des piquets de rechange. Un parcours mal signalé est difficile à corriger une fois les départs lancés.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée GPS ?
- Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu de départ, définir et tester l’itinéraire, traiter les inscriptions et planifier les bénévoles. Garde les 2 derniers jours pour les courses, le rechargement du matériel et le balisage.
- Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?
- Envoie-les au minimum 5 à 7 jours avant la randonnée. Elles doivent inclure les points de départ et d’arrivée, les consignes d’itinéraire, les horaires et les éventuels besoins alimentaires déjà recueillis.
- Comment vérifier un itinéraire GPS avant une randonnée ?
- Téléverse le fichier sur au moins un appareil GPS et parcours l’itinéraire sur le terrain avant le jour J. Vérifie chaque point de contrôle et prévois une seconde vérification si le fichier a été modifié.
- Que faut-il préparer la veille d’une randonnée GPS ?
- Recharge les appareils GPS, les batteries externes et les autres équipements, puis compose les kits de départ. Prépare aussi les glacières, les documents imperméables et le matériel de signalisation afin de pouvoir installer rapidement le site.
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