GPS-Wanderung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer GPS-Wanderung entscheidet nicht nur die Route über den Ablauf. GPS-Dateien müssen getestet, Geräte geladen und Kontrollpunkte eindeutig markiert sein, bevor die ersten Teilnehmer starten. Plane außerdem Start- und Zielbereich, Helfer, Anmeldungen und Verpflegung mit genügend Vorlauf. Die Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Startort reservieren

  • Wanderroute festlegen

    2 Personen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • GPS-Routen-Datei erstellen

  • Routedatei testen

    2 Personen

  • Start- und Zielpunkte festlegen

    2 Personen

  • Kontrollpunkte auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einplanen

  • Routenanweisungen schreiben

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • GPS-Geräte reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Route erneut abgehen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • GPS-Geräte aufladen

  • Routendateien hochladen

  • Startpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Kontrollpunkte markieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • GPS-Geräte ausgeben

    2 Personen

  • Wegbeschreibung geben

    2 Personen

  • Teilnehmer starten lassen

    3 Personen

  • Kontrollpunkte besetzen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    2 Personen

  • GPS-Geräte einsammeln

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Startort reinigen

    3 Personen

  • GPS-Geräte laden und prüfen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routenunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 12
  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp-Standtheke

Ausstattung

  • GPS-GeräteAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 6
  • LadekabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Sportmaterial

  • KompassAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-SetAnz. 2
  • PfeifenAnz. 6
  • Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6

Beschilderung

  • WegweiserAnz. 30
  • Kontrollpunkt-SchilderAnz. 8
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KegelAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 200
  • AbsperrpfostenAnz. 30

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ZangenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • StartflaggenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest und gehe sie anschließend selbst ab. Prüfe dabei Abzweigungen, Gefahrenstellen, Empfang und die Erreichbarkeit der Kontrollpunkte.
  • Erstelle die GPS-Routendatei nicht erst am Vorabend: Lade sie mindestens 7 Tage vorher auf ein Gerät und teste die komplette Strecke. Eine zweite Testperson entdeckt oft Bedienfehler oder unklare Wegstellen.
  • Lade GPS-Geräte und Powerbanks am Tag vor der Wanderung vollständig auf. Packe passende Ladekabel und mindestens eine zusätzliche Stromquelle ein, damit ein leerer Akku nicht zum Abbruch führt.
  • Versende Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Start. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Streckenlänge, benötigte Kleidung, Notfallkontakt und ob ein eigenes GPS-Gerät erforderlich ist.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 60 Minuten Reserve: Anmeldetisch, Wegweiser, Kontrollpunkt-Schilder, Kühlboxen und Startpakete müssen vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine GPS-Wanderung planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Route, Startort und Helferplanung. Die Route sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin getestet und die Teilnehmerinformation 3 Tage vorher verschickt werden.
Wie testet man eine GPS-Route vor einer Wanderung?
Lade die Routendatei auf das tatsächlich verwendete GPS-Gerät und gehe die Strecke einmal vollständig ab. Prüfe dabei mindestens jeden Kontrollpunkt, kritische Abzweigungen und die Akkulaufzeit.
Wie viele GPS-Geräte braucht man für eine GPS-Wanderung?
Rechne mit mindestens einem funktionierenden Gerät pro Gruppe und plane 1 bis 2 Ersatzgeräte ein. Zusätzlich sollte jede Gruppe eine Powerbank oder eine andere Lademöglichkeit erhalten, wenn die Strecke mehrere Stunden dauert.
Was muss am Start einer GPS-Wanderung bereitliegen?
Plane mindestens 60 Minuten vor dem Start für den Aufbau ein. Am Anmeldetisch sollten Startpakete, Routenanweisungen, Wegweiser, Erste-Hilfe-Set, Warnwesten und eine erreichbare Kontaktperson bereitliegen.

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