Gondelrace organiseren: checklist en planning

Een gondelrace vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een parcours. Leg eerst datum, route en locaties vast en regel daarna vergunningen, waterbeheer en veiligheid. Reserveer rescueboot, gondels en start- en finishplek ruim op tijd. In de laatste week draait alles om deelnemerslijsten, wedstrijdnummers, weersverwachting en gecontroleerd veiligheidsmateriaal. Met deze checklist houd je de 63 taken en 75 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Waterbeheerder informeren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Rescueboot reserveren
Gondels reserveren
Start- en finishlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
Reddingsprocedure doornemen
4 personen
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Gondels inspecteren
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdnummers voorbereiden
2 personen
Startlijsten afdrukken
Routebordjes klaarleggen
2 personen

Event

Terrein controleren
3 personen
Gondels afleveren
3 personen
Parcours markeren
4 personen
Booth en tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Gondels te water laten
4 personen
Start- en finishzone inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste race starten
4 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Gondels begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finale starten
4 personen
Winnaars vaststellen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Reddingsvesten innemen
3 personen

Nazorg

Gondels uit het water halen
4 personen
Terrein leegruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen drogen en reinigen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gondels retourneren
3 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Watersport

Gondelsaantal 12
Reservegondel
Peddelsaantal 30
Reddingsvesten volwassenenaantal 40
Reddingsvesten kinderenaantal 10
Werplijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Waterdichte portofoonsaantal 6
Waterdichte opbergbakkenaantal 6
Parcoursboeienaantal 20
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Rescueboot

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Afzethekkenaantal 20
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 4
Megafoon
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdnummersaantal 20
Startnummersaantal 20
Pionnenaantal 20
Meetlint
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
Prijzenaantal 3
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, vergunningen en toestemming van de waterbeheerder. Zonder die bevestigingen kun je start- en finishlocaties en veiligheidsmaatregelen niet definitief maken.
Plan de veiligheidsbespreking vóór je startgroepen indeelt. Controleer per gondel de reddingsvesten, peddels en communicatiemiddelen en wijs vooraf aan wie de rescueboot en reddingsprocedure coördineert.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór het evenement, zodat je een definitieve deelnemerslijst, startgroepen en wedstrijdnummers kunt maken. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef die door aan de catering.
Doe de materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf. Inspecteer gondels, reservegondel, parcoursboeien, ankers, werplijnen en reddingsboeien; laad waterdichte portofoons op en leg alles per functie klaar.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor de start en nogmaals op de ochtend zelf. Leg vooraf vast wanneer je start uitstelt of afgelast en informeer deelnemers, vrijwilligers en leveranciers via één centraal kanaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gondelrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, toestemming van de waterbeheerder, rescueboot, gondels en locaties kunnen meerdere weken voorbereiding vragen.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een gondelrace?: Reken per deelnemer op een passend reddingsvest en leg daarnaast werplijnen, reddingsboeien, waterdichte portofoons en een rescueboot klaar. Controleer alles uiterlijk één dag voor de race en bespreek de reddingsprocedure vóór de start.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een gondelrace?: Sluit de inschrijving 3 tot 7 dagen vóór het evenement. Dan heb je tijd om startgroepen, deelnemersbevestigingen, wedstrijdnummers, dieetwensen en catering definitief te maken.
Wat moet ik de dag voor een gondelrace controleren?: Controleer de gondels, reservegondel, peddels, veiligheidsmateriaal, parcoursboeien, ankers en portofoons uiterlijk de avond ervoor. Zet ook tenten, registratiebalie, vlaggen, geluidsinstallatie en koelboxen klaar volgens een vaste opbouwvolgorde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.