Zo organiseer je een gondelrace

Begin met het water en de veiligheid, niet met de catering. Leg eerst datum, parcours, start- en finishlocatie vast en vraag daarna vergunningen aan bij de bevoegde partijen en informeer de waterbeheerder. Reserveer tijdig gondels, een rescueboot en veiligheidsmateriaal, zodat je niet afhankelijk bent van last-minute beschikbaarheid. Werk vervolgens de inschrijving, startgroepen, wedstrijdregels en vrijwilligersbezetting uit. Controleer in de laatste week het weer, de deelnemerslijst en elk onderdeel van het parcours.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Waterbeheerder informeren
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Rescueboot reserveren
6
Gondels reserveren
7
Start- en finishlocatie reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Startgroepen indelen
2 personen
14
Deelnemersbevestiging versturen
15
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
16
Reddingsprocedure doornemen
4 personen
17
Catering bestellen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Weersverwachting controleren
20
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
21
Gondels inspecteren
2 personen
22
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Wedstrijdnummers voorbereiden
2 personen
26
Startlijsten afdrukken
27
Routebordjes klaarleggen
2 personen

Event

28
Terrein controleren
3 personen
29
Gondels afleveren
3 personen
30
Parcours markeren
4 personen
31
Booth en tenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
33
Gondels te water laten
4 personen
34
Start- en finishzone inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
41
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Eerste race starten
4 personen
44
Tussentijden registreren
3 personen
45
Gondels begeleiden
4 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Finale starten
4 personen
51
Winnaars vaststellen
3 personen
52
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
54
Reddingsvesten innemen
3 personen

Nazorg

55
Gondels uit het water halen
4 personen
56
Terrein leegruimen
5 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval sorteren
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Materialen drogen en reinigen
3 personen
61
Geleende spullen retourneren
2 personen
62
Gondels retourneren
3 personen
63
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Watersport

Gondelsaantal 12
Reservegondel
Peddelsaantal 30
Reddingsvesten volwassenenaantal 40
Reddingsvesten kinderenaantal 10
Werplijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Waterdichte portofoonsaantal 6
Waterdichte opbergbakkenaantal 6
Parcoursboeienaantal 20
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Rescueboot

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Afzethekkenaantal 20
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 4
Megafoon
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdnummersaantal 20
Startnummersaantal 20
Pionnenaantal 20
Meetlint
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
Prijzenaantal 3
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veiligheidsbezetting vóór je inschrijvingen opent. Spreek de reddingsprocedure door met de rescuebootbemanning en wijs per post iemand aan voor portofoon, werplijn en reddingsboei.
Maak het parcours uitvoerbaar voor alle deelnemers. Controleer vóór de wedstrijddag de parcoursboeien, ankers en ankerlijnen en leg vast waar een reservegondel klaarstaat.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en startgroepen vooraf en verstuur de deelnemersbevestiging zodra de definitieve indeling bekend is.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf. Inspecteer de gondels, tel peddels en controleer reddingsvesten voor volwassenen en kinderen, waterdichte portofoons en de geluidsinstallatie.
Maak de registratie en briefing zichtbaar en droog. Zet de registratiebalie onder een partytent, bewaar wedstrijdnummers en documenten in waterdichte opbergbakken en gebruik een megafoon of draadloze microfoon voor de startinstructies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gondelrace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, vergunningen en reserveringen. Reserveer gondels, een rescueboot en de start- en finishlocatie zo vroeg mogelijk, omdat die beschikbaarheid de rest van je planning bepaalt.
Welke vergunningen heb je nodig voor een gondelrace?: Dat hangt af van het water, de gemeente en het parcours. Neem minstens 8 weken vooraf contact op met de gemeente en de waterbeheerder; vraag welke vergunningen, meldingen en veiligheidsvoorwaarden voor jouw traject gelden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gondelrace?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 wedstrijdcoördinator, 1 persoon voor start en finish en een aparte veiligheidsbezetting bij het water. Tel extra mensen op bij meerdere startgroepen of een lang parcours, zodat niemand tegelijk twee posten hoeft te bedienen.
Wanneer controleer je het weer en de veiligheidsmaterialen?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Doe de volledige controle van gondels, reddingsvesten, werplijnen, reddingsboeien, portofoons en rescueboot uiterlijk de dag ervoor en leg afwijkingen direct vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.