Golfclinic organiseren: checklist en planning

Een golfclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen een golfbaan en een professional reserveren. Je regelt vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, golfmateriaal en een duidelijke indeling van de stations. Op de dag zelf moeten ontvangst, veiligheid, scorekaarten, eten en drinken tegelijk klaarstaan. Met deze checklist werk je van uitnodiging naar uitvoering en voorkom je dat materiaal, weersinformatie of deelnemersdetails te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Golfbaan reserveren
Golfprofessional reserveren
Definitieve deelnemerslijst maken
Deelnemersinformatie versturen
Dieetwensen doorgeven
Weersverwachting controleren
Deelnemers nogmaals informeren
Boodschappen doen
2 personen
Scorekaarten afdrukken
Naamkaartjes maken
Golfmateriaal controleren
2 personen
Muziekapparatuur opladen
Golfmateriaal inpakken
2 personen
Buffet voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
Golfstations uitzetten
3 personen
Golfballen en tees verdelen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Golfclinic verzorgen
2 personen
Oefenstations begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Scorekaarten uitdelen
Wedstrijd begeleiden
3 personen
Scores verzamelen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Winnaar bekendmaken
Afscheidsdrank serveren
2 personen

Nazorg

Golfmateriaal verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Golfmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedaantal 5
Afvalbakkenaantal 3

Sportmateriaal

Golfsetsaantal 20
Golfballenaantal 100
Golfteesaantal 200
Oefenmattenaantal 10
Afslagnettenaantal 4
Puttmattenaantal 4
Puttcupsaantal 4
Markeringshoedjesaantal 20
Scorekaartenaantal 25
Potlodenaantal 30
Golfhanddoekenaantal 6
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Oplaadkabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 2
Microfoon

Servies

Drinkglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 25
Stiftenaantal 6
Ballonnenaantal 30
Lintenaantal 3

Schoonmaak

Handveger en blik
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos
Zonnebrandcrèmeaantal 4
Muggensprayaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan en golfprofessional zodra je een richtaantal deelnemers hebt. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of de baan, het aantal golfstations en de beschikbare golfsets bij de groep passen.
Verstuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Vermeld het programma, de verwachte duur, kledingadvies, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen; stuur een laatste update na de weerscontrole.
Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf en geef dieetwensen direct door aan degene die het buffet voorbereidt. Zo kun je naamkaartjes, scorekaarten en catering op het juiste aantal afstemmen.
Leg golfballen, tees, scorekaarten en potloden per station klaar voordat deelnemers arriveren. Controleer daarnaast golfsets, oefenmatten, afslagnetten en puttmatten één dag vooraf op aantallen en gebreken.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten opbouwtijd. Zet ontvangsttafel, tafels en stoelen, buffet, dranken, veiligheidsmateriaal en golfstations klaar voordat de eerste deelnemer wordt ontvangen; laad muziekapparatuur en controleer verlengsnoeren vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een golfclinic organiseren?: Reserveer de golfbaan en golfprofessional bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan, zodat je uiterlijk 2 weken vooraf een bruikbaar beeld van de groepsgrootte hebt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding van een golfclinic?: Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en controle. Trek daarnaast 30 minuten uit voor het klaarleggen van golfmateriaal, scorekaarten, naamkaartjes en ontvangstmaterialen als dit niet vooraf is gedaan.
Wanneer moet ik de definitieve deelnemerslijst maken?: Maak de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen voor de golfclinic. Gebruik die voor naamkaartjes, scorekaarten, catering en het doorgeven van dieetwensen.
Wat moet ik bij slecht weer regelen voor een golfclinic?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Informeer deelnemers uiterlijk 24 uur vooraf over wijzigingen en leg paraplu's, handdoeken en eventuele aangepaste instructies klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.