Zo organiseer je een Goede Vrijdagviering

Begin met de kerkzaal en het vieringsprogramma, voordat je uitnodigingen verstuurt of materialen verzamelt. Leg daarna de voorganger, lezers en muzikale begeleiding vast en open de aanmeldingen. Gebruik de reacties om dieetwensen, koffie en thee en de zaalopstelling af te stemmen. Plan de laatste controles niet allemaal op de dag zelf: teksten, liederen, presentaties, microfoons en koelproducten vragen elk een eigen controle. Op de dag zelf werk je van techniek en inrichting naar ontvangst en koffie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerkzaal reserveren
2
Vieringsprogramma opstellen
2 personen
3
Voorganger en lezers vastleggen
2 personen
4
Muzikale begeleiding vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Koffie- en theeservice reserveren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Liturgische teksten afdrukken
2 personen
13
Liederenbundels klaarleggen
2 personen
14
Lezers instrueren
2 personen
15
Muziek en presentaties testen
2 personen
16
Koelproducten controleren
17
Kerkzaal ventileren
2 personen
18
Stoelen opstellen
4 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Liturgische tafel inrichten
2 personen
22
Kruis en doeken plaatsen
2 personen
23
Kaarsen veilig opstellen
2 personen
24
Geluid en microfoons testen
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
26
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
27
Communiebenodigdheden klaarzetten
2 personen
28
Welkomstteam briefen
2 personen

Event

29
Bezoekers ontvangen
4 personen
30
Programma uitdelen
2 personen
31
Goede Vrijdagviering begeleiden
5 personen
32
Communie uitdelen
4 personen
33
Kaarsen en verlichting bedienen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
4 personen
35
Brood en beleg serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Koffiehoek schoonmaken
2 personen
41
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
42
Kaarsen doven en opruimen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Kleedkamersaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Katheder

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Communiebekersaantal 120
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Liturgische doekenaantal 3
Houten kruis
Bloemstukkenaantal 4
Waxinelichthoudersaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk enkele weken vooraf vast en geef lezers hun teksten meteen mee. Zo blijft er tijd over om uitspraak, overgangen en de volgorde van liederen samen door te nemen.
Open de aanmeldingen voordat je koffie, thee en servies definitief regelt. Verwerk aantallen en dieetwensen in één overzicht; controleer dat overzicht nogmaals voordat je boodschappen doet.
Test muziek, presentaties, luidsprekers en draadloze microfoons niet alleen met stroom, maar ook vanaf de plaatsen waar mensen zitten. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf veilig buiten looproutes.
Richt de liturgische tafel met kruis, doeken, bloemstukken en kaarsen in voordat de stoelen en ontvangsttafel definitief staan. Plaats waxinelichthouders stabiel en houd doorgangen vrij.
Plan op de dag zelf eerst ventileren, stoelen en tafels opstellen en techniek testen. Zet daarna de ontvangsttafel en koffie- en theeservice klaar; controleer koelproducten voordat ze worden uitgeserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Goede Vrijdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de kerkzaal, het programma, de voorganger, lezers en muzikale begeleiding. Verstuur daarna de uitnodigingen en geef deelnemers minimaal 2 weken om zich aan te melden.
Wanneer moet ik de lezers en muzikanten vastleggen?: Leg hen uiterlijk 3 weken voor de viering vast, zodat het programma niet op het laatste moment verandert. Plan de instructie en een korte doorloop uiterlijk in de laatste week.
Hoeveel tijd heb ik op de dag zelf nodig om de kerkzaal klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor ventileren, stoelen en tafels, de liturgische inrichting, ontvangsttafel, techniek en koffie. Laat geluids- en presentatietests minstens 30 minuten vóór binnenkomst afronden.
Wanneer controleer ik koffie, thee en dieetwensen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer het overzicht 3 tot 5 dagen voor de viering. Controleer koelproducten en bereid koffie en thee op de dag zelf pas nadat de zaal en techniek klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.