Zo organiseer je een goede doelen kerstmarkt

Begin met het doel, de datum en de locatie voordat je kramen of leveranciers benadert. Werk daarna de begroting, vergunningen, verzekering en terreinindeling uit. Zodra de basis staat, kun je kraamhouders, goede doelen, vrijwilligers en bezoekers gericht informeren. Plan de praktische afwerking niet te laat: bevestig leveringen, leg de betaalwijze voor giften vast en controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Goede doel vastleggen
2 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Plattegrond van terrein maken
2 personen
7
Kraamhouders benaderen
2 personen
8
Goede doelen informeren
2 personen
9
Leveranciers benaderen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Promotie op sociale media plaatsen
13
Posters verspreiden
3 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Reserveringen maken
2 personen
17
Kraamindeling bevestigen
2 personen
18
Programma samenstellen
2 personen
19
Muziekselectie voorbereiden
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Leveringen bevestigen
2 personen
22
Betaalwijze voor giften bepalen
2 personen
23
Contant geld bestellen
24
Weersverwachting controleren
25
Draaiboek printen
26
Route en parkeren communiceren
27
Voorraad controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Bederfelijke producten koelen
2 personen
30
Kerstverlichting testen
2 personen
31
Kramen en tenten klaarzetten
4 personen
32
Stroompunten controleren
2 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Kramen opstellen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Kerstbomen plaatsen
3 personen
38
Kerstverlichting ophangen
3 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Statafels aankleden
2 personen
41
Verkoopkramen inrichten
6 personen
42
Cadeautafel inrichten
2 personen
43
Kassa's en pinapparaten testen
2 personen
44
Donatiepunten markeren
2 personen
45
Dranken koud zetten
3 personen
46
Warme dranken voorbereiden
3 personen
47
Hapjes voorbereiden
4 personen
48
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
49
Afvalpunten plaatsen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
52
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

53
Bezoekers ontvangen
4 personen
54
Kraamverkoop verzorgen
8 personen
55
Donaties aannemen
2 personen
56
Warme dranken serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
61
Kerstmuziek afspelen
62
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
63
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
64
Verkoopopbrengst registreren
2 personen
65
Laatste verkoop aankondigen
66
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

67
Kassa's afsluiten
2 personen
68
Bederfelijke voorraad opbergen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Kramen leegmaken
4 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Kerstverlichting uitschakelen
2 personen
73
Afval verzamelen
4 personen
74
Terrein schoonmaken
4 personen
75
Tenten afbreken
4 personen
76
Meubilair terugbrengen
4 personen
77
Apparatuur loskoppelen
2 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
81
Donatiebedrag overmaken
82
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Verkoopkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kraamplankenaantal 20
Kraamzeilenaantal 10
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schalenaantal 15
Dienbladenaantal 8

Catering

Boodschappen
Kassabonnenrollenaantal 12
Contantgeldkistjesaantal 4
Donatiebussenaantal 6
Kleingeldbakjesaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 20
Tafelkledenaantal 18
Rode lopersaantal 3
Naamkaartjesaantal 100
Kraambordjesaantal 15
Donatiebordenaantal 6
Programmapostersaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Prijslijstenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Glühweinverhittersaantal 2
Frituurpannenaantal 2
Contactgrillsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassa'saantal 3
Portemonneeboxenaantal 6
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4
Gereedschapskistenaantal 2
Laddersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmaatjesaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Pannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangetjesaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Poetsdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4

Tips

Maak eerst een begroting met aparte posten voor huur, vergunningen, aankleding, catering en betaalmiddelen. Houd daarnaast een reserve aan voor extra tenten, stroom of last-minute vervanging.
Werk de plattegrond uit voordat je kraamhouders definitief indeelt. Zet verkoopkramen, partytenten, tafels, zitplaatsen en looproutes zo neer dat bezoekers niet voor een smalle doorgang of ingang opstoppingen veroorzaken.
Benader vrijwilligers vroeg en maak minstens twee indelingen: één voor de opbouw en één voor de markt zelf. Plan per taak een verantwoordelijke, zodat betalingen, catering, informatie en opruimen niet tegelijk bij één persoon terechtkomen.
Leg de geldstroom vooraf vast. Kies één betaalwijze voor giften, bestel contant geld op tijd als dat nodig is en plaats duidelijke donatieborden bij de relevante kramen.
Plan de communicatie in meerdere momenten: verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en dieetwensen, en plaats sociale berichten en posters ruim vóór de markt. Print het draaiboek en controleer de weersverwachting enkele dagen voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelen kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, goed doel, begroting en vergunningen. Reserveer daarna tijd voor kraamhouders, vrijwilligers, promotie en leveranciers.
Wanneer moet ik een vergunning voor een kerstmarkt controleren?: Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, idealiter minimaal 8 weken voor de markt. De behandeling kan meerdere weken duren, dus wacht niet tot de promotie al loopt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelen kerstmarkt?: Reken naast de kraamhouders op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Voeg tijdens drukke uren per belangrijke zone minstens 1 aanspreekpunt toe voor betalingen, informatie en catering.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een kerstmarkt buiten?: Controleer de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals de avond ervoor. Neem dan een besluit over partytenten, bescherming van kraamzeilen, warme dranken, kleding en eventuele aanpassingen aan de terreinindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.