Organiser un marché de Noël pour une bonne cause

Un marché de Noël solidaire se prépare d’abord comme un événement public, puis comme une collecte de dons. Commencez par fixer la date, le lieu, l’association bénéficiaire et le budget avant de contacter les exposants. Les autorisations, l’assurance, les livraisons et le recrutement des bénévoles prennent souvent plus de temps que prévu. Le jour J, un plan des stands, un programme imprimé et une procédure simple pour les dons évitent les hésitations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir l’association caritative
2 personnes
3
Établir le budget
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Contacter les exposants
2 personnes
8
Informer les associations caritatives
2 personnes
9
Contacter les fournisseurs
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Faire les réservations
2 personnes
17
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
18
Établir le programme
2 personnes
19
Préparer la sélection musicale
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Confirmer les livraisons
2 personnes
22
Définir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
23
Commander de l’argent liquide
24
Vérifier les prévisions météo
25
Imprimer le déroulé
26
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
27
Vérifier les stocks
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
30
Tester les lumières de Noël
2 personnes
31
Installer les stands et les tentes
4 personnes
32
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Monter les stands
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer les sapins de Noël
3 personnes
38
Installer les lumières de Noël
3 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Dresser les tables hautes
2 personnes
41
Aménager les stands de vente
6 personnes
42
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
43
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
44
Marquer les points de dons
2 personnes
45
Mettre les boissons au frais
3 personnes
46
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
47
Préparer les en-cas
4 personnes
48
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
49
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
52
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

53
Accueillir les visiteurs
4 personnes
54
Assurer la vente au stand
8 personnes
55
Accepter les dons
2 personnes
56
Servir des boissons chaudes
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
61
Diffuser de la musique de Noël
62
Animer les différents temps du programme
2 personnes
63
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
64
Enregistrer le produit des ventes
2 personnes
65
Annoncer la dernière vente
66
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

67
Fermer les caisses
2 personnes
68
Ranger les stocks périssables
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Vider les stands
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Éteindre les lumières de Noël
2 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Nettoyer le site
4 personnes
75
Démonter les tentes
4 personnes
76
Ramener le mobilier
4 personnes
77
Débrancher l’équipement
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
81
Transférer le montant du don
82
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de venteqté 10
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Planches de standqté 20
Bâches de standqté 10
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiersqté 15
Plateauxqté 8

Catering

Courses
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Caisses pour espècesqté 4
Boîtes de donsqté 6
Bacs à monnaieqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Nappesqté 18
Tapis rougesqté 3
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de standqté 15
Panneaux de donsqté 6
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 15
Listes de prixqté 20
Décorations de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Chauffeurs de vin chaudqté 2
Friteusesqté 2
Grills de contactqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Boîtes à portefeuillesqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Échellesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Aides cuisiniersqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Casserolesqté 6
Thermosqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 12 semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires et la couverture d’assurance. Sans ces confirmations, ne lancez pas encore les invitations aux exposants.
Fixez le budget avant de réserver les tentes, stands, tables et décoration. Séparez les dépenses de l’argent destiné aux dons afin de pouvoir annoncer clairement ce qui sera reversé à l’association.
Contactez les exposants au moins 8 semaines avant le marché et demandez leurs besoins alimentaires, électriques et d’installation. Confirmez ensuite par écrit la répartition de chaque stand pour éviter les changements de dernière minute.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable de l’accueil, des stands, des livraisons et des dons. Distribuez les badges nominatifs et le déroulé imprimé avant l’ouverture.
Préparez deux moyens de paiement pour les dons et commandez l’argent liquide au moins 7 jours avant. Vérifiez aussi la météo 48 heures avant, surtout si les tentes, les bâches et une partie des stands sont installés dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël solidaire ?: Prévoyez 10 à 12 semaines pour organiser correctement la date, le lieu, les autorisations, l’assurance, les exposants et les bénévoles. Commencer plus tard reste possible, mais les livraisons et les inscriptions deviennent difficiles à sécuriser.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les environ 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription à 4 semaines. Demandez dès le départ leurs besoins en espace, mobilier, alimentation et branchements.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du marché ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les dons, 1 pour la coordination et 1 personne par zone importante de stands, en organisant des relais toutes les 2 à 3 heures. Ajoutez une personne disponible pour les livraisons et les imprévus.
Quand vérifier la météo et confirmer les livraisons ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis faites une dernière vérification le matin même. Confirmez les livraisons 3 à 5 jours avant afin de corriger rapidement un horaire ou un emplacement de stand.

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