Einen Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt organisieren

Bei einem Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt müssen Veranstaltungsplanung und Spendenzweck zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Ort, gemeinnützigem Ziel und Budget, bevor du Stände oder Werbung organisierst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Standaufteilung und die Suche nach Betreibern, Lieferanten und freiwilligen Helfern. Plane außerdem früh, wie Spenden angenommen und dokumentiert werden. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, ein klarer Schichtplan und ein gedruckter Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Guten Zweck festlegen
2 Personen
3
Budget erstellen
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
2 Personen
5
Versicherung prüfen
6
Geländeplan erstellen
2 Personen
7
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
8
Wohltätigkeitsorganisationen informieren
2 Personen
9
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Werbung in sozialen Medien posten
13
Poster verteilen
3 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Reservierungen vornehmen
2 Personen
17
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
18
Programm zusammenstellen
2 Personen
19
Musikauswahl vorbereiten
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Lieferungen bestätigen
2 Personen
22
Zahlungsmethode für Spenden festlegen
2 Personen
23
Bargeld bestellen
24
Wettervorhersage prüfen
25
Ablaufplan ausdrucken
26
Anfahrt und Parken kommunizieren
27
Bestand prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
30
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
31
Stände und Zelte bereitstellen
4 Personen
32
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Stände aufbauen
4 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
38
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Musikanlage anschließen
2 Personen
40
Stehtische dekorieren
2 Personen
41
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
42
Geschenketisch einrichten
2 Personen
43
Kassen und Kartenterminals testen
2 Personen
44
Spendenpunkte markieren
2 Personen
45
Getränke kalt stellen
3 Personen
46
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
47
Snacks vorbereiten
4 Personen
48
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
49
Müllstationen aufstellen
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
52
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

53
Besucher empfangen
4 Personen
54
Standverkauf betreuen
8 Personen
55
Spenden annehmen
2 Personen
56
Heiße Getränke servieren
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Weihnachtsmusik abspielen
62
Programmpunkte betreuen
2 Personen
63
Besucherfragen beantworten
2 Personen
64
Verkaufserlös erfassen
2 Personen
65
Letzten Verkauf ankündigen
66
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Verderbliche Vorräte verstauen
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Stände leeren
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Weihnachtsbeleuchtung ausschalten
2 Personen
73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Gelände reinigen
4 Personen
75
Zelte abbauen
4 Personen
76
Möbel zurückbringen
4 Personen
77
Geräte trennen
2 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Einnahmen sicher einzahlen
2 Personen
81
Spendenbetrag überweisen
82
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
VerkaufsständeAnz. 10
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
MessethekenAnz. 20
StandplanenAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 100
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchüsselnAnz. 15
TablettsAnz. 8

Catering

Einkäufe
KassenbonrollenAnz. 12
Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
SpendenboxenAnz. 6
KleingeldschalenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 20
TischdeckenAnz. 18
Rote TeppicheAnz. 3
NamensschilderAnz. 100
StandschilderAnz. 15
SpendentafelnAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 12
WegweiserAnz. 15
PreislisteAnz. 20
TischdekorationenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
GlühweinerhitzerAnz. 2
FritteusenAnz. 2
KontaktgrillsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenAnz. 3
Portemonnaie-BoxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
WerkzeugkistenAnz. 2
LeiternAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochhilfenAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
PfannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 10
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutztücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Tipps

Lege den guten Zweck und das Budget mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Kalkuliere Standgebühren, Zelte, Mobiliar, Verpflegung, Dekoration und eine Reserve von etwa 10 Prozent getrennt voneinander.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Standbetreiber verbindlich zusagst. Für einen Markt mit Verkaufsständen, Partyzelten und Musik können mehrere Zuständigkeiten beteiligt sein; rechne für Rückfragen mindestens 3 Wochen ein.
Erstelle den Gelände- und Standplan nicht erst am Veranstaltungstag. Plane Wege, Eingänge, Strom- und Lieferbereiche sowie Spendentafeln ein und bestätige die Aufteilung spätestens 7 Tage vorher.
Teile freiwillige Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Besetze Aufbau, Begrüßung, Spendenannahme, Standbetreuung und Abbau getrennt, damit nicht dieselben Personen den ganzen Tag ausfallen.
Bestätige Lieferungen, Bargeld, Zahlungsmethode für Spenden und Wetterausrüstung 48 Stunden vorher. Bei Regen oder Kälte brauchst du Partyzelte, trockene Aufbewahrungsboxen und einen aktualisierten Ablaufplan, der am Veranstaltungstag ausgedruckt vorliegt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, Standbetreiber und freiwillige Helfer brauchen oft mehrere Abstimmungen; die finale Standaufteilung sollte spätestens 7 Tage vorher feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mindestens 2 Helfer ein, zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau und Abbau. Bei einem Markt mit 10 Ständen sind damit meist 12 bis 16 Personen pro Schicht sinnvoll, abhängig von Öffnungszeit und Programm.
Wie organisiert man Spenden auf einem Weihnachtsmarkt?: Lege spätestens 2 Wochen vorher fest, ob du Bargeld, Überweisung, Kartenzahlung oder mehrere Wege anbietest. Benenne eine verantwortliche Person, bestelle benötigtes Bargeld und dokumentiere Einnahmen aus Spenden und Verkäufen getrennt.
Was tun bei schlechtem Wetter auf dem Weihnachtsmarkt?: Prüfe die Wettervorhersage 48 bis 72 Stunden vorher und entscheide, welche Stände in Partyzelte oder geschützte Bereiche verlegt werden. Sichere Dekoration, Geschirr und Einkäufe in Aufbewahrungsboxen und informiere Helfer sowie Standbetreiber spätestens am Vortag über Änderungen.

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