LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Glowrun organiseren: checklist en planning

Een Glowrun organiseren vraagt meer dan een verlichte route en een startmoment. Je moet de route veilig en zichtbaar maken, vergunningen en verkeersbegeleiding regelen en deelnemers op tijd informeren. Plan daarnaast de start- en finishzone, controleer alle lichtgevende materialen en test de geluidsinstallatie vóór de avond begint. Met deze checklist werk je van datum en route naar inschrijvingen, bevoorrading en de laatste controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen aanvragen

  • Verkeersplan opstellen

    2 personen

  • Verkeersregelaars reserveren

  • EHBO-bezetting vastleggen

  • Route controleren

    3 personen

  • Start- en finishindeling maken

    2 personen

  • Inschrijfformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie online plaatsen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

    2 personen

  • Startnummers ontwerpen

  • Startnummers printen

    2 personen

  • Polsbandjes sorteren

    2 personen

  • Lichtgevende materialen testen

    2 personen

  • Muziek afspeellijst maken

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Routepijlen klaarleggen

    2 personen

  • Crewbriefing voorbereiden

Event

  • Start- en finishgebied afzetten

    4 personen

  • Route markeren

    8 personen

  • Verkeersposten inrichten

    6 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Inschrijfbalie inrichten

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Polsbandjes klaarleggen

    2 personen

  • Drankpunten inrichten

    4 personen

  • Hapjesbuffet inrichten

    3 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    4 personen

  • Glowdecoratie ophangen

    4 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

  • Inschrijving openen

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Glowmaterialen uitdelen

    3 personen

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Gezamenlijke warming-up begeleiden

    2 personen

  • Glowrun starten

    4 personen

  • Routeposten bemannen

    8 personen

  • Deelnemers begeleiden

    6 personen

  • Finishers verwelkomen

    4 personen

  • Water bij de finish uitdelen

    3 personen

  • Muziek verzorgen

    2 personen

  • Verlichting controleren

    2 personen

  • Fotomoment begeleiden

    2 personen

  • Laatste deelnemers begeleiden

    4 personen

  • Finishgebied sluiten

    3 personen

  • Glowmaterialen inzamelen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie uitschakelen

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    6 personen

  • Verkeersafzettingen verwijderen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    6 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Deelnemers bedanken

    2 personen

  • Foto's en uitslagen publiceren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 30
  • Barkrukkenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

  • Geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Powerbanksaantal 4

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 12
  • Ledlampenaantal 10
  • Batterijenaantal 40
  • Zaklampenaantal 10

Decoratie

  • Glowsticksaantal 350
  • Glowarmbandenaantal 350
  • Neonvlaggenaantal 20
  • Neonballonnenaantal 100
  • Ballonpompaantal 2
  • Fotoframe

Sportmateriaal

  • Routepijlenaantal 80
  • Afzetlintaantal 12
  • Verkeerskegelsaantal 40
  • Dranghekkenaantal 20
  • Startnummersaantal 350
  • Veiligheidsspeldenaantal 400
  • Sportlintenaantal 350
  • Stopwatchesaantal 6
  • Meetlint
  • Klembordenaantal 10
  • Pionnenaantal 30

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 500
  • Bordenaantal 350
  • Besteksetsaantal 350
  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 12

Keuken

  • Waterkokersaantal 3
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks­messenaantal 4
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Thermoskannenaantal 6
  • IJs­scheppenaantal 2

Schoonmaak

  • Handvegersaantal 3
  • Vuilnisgrijpersaantal 4
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg datum, route en locatie eerst vast; regel vergunningen, het verkeersplan, verkeersregelaars en EHBO daarna zo vroeg mogelijk. Zonder die afspraken kun je de start- en finishindeling niet definitief maken.
  • Controleer de route minstens één keer op het tijdstip waarop de Glowrun plaatsvindt. Test daarbij ledverlichting, lichtslingers, glowsticks en routepijlen in het donker en neem extra batterijen en zaklampen mee.
  • Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de run. Vermeld daarin het starttijdstip, de startgroep, bereikbaarheid, route-informatie en wat deelnemers met hun startnummer en polsbandje moeten doen.
  • Maak de start- en finishzone op papier voordat je tafels, partytenten, dranghekken en verkeerskegels plaatst. Houd aparte plekken vrij voor inschrijving, EHBO, drinken en de doorgang van deelnemers.
  • Controleer op de dag zelf minimaal 4 uur voor de start het weer, de stroomvoorziening en de geluidsinstallatie. Koel de dranken op tijd, leg startnummers en veiligheidsspelden per startgroep klaar en wijs iemand aan voor de laatste materiaalcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Glowrun organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locatie. Vergunningen, verkeersregelaars en EHBO kunnen extra verwerkingstijd vragen, dus regel die uiterlijk 6 weken voor de Glowrun.
Wat moet ik regelen voor de route van een Glowrun?
Leg de route vast, controleer haar opnieuw in het donker en markeer kruisingen met routepijlen, afzetlint, verkeerskegels of dranghekken. Plan ook verkeersregelaars en een EHBO-bezetting voordat je deelnemers uitnodigt.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een Glowrun?
Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen voor de start. Verwerk eerst de aanmeldingen, dieetwensen en startgroepen, zodat iedere deelnemer de juiste starttijd en praktische aanwijzingen ontvangt.
Hoe controleer ik lichtgevende materialen vóór de Glowrun?
Test alle lichtgevende materialen uiterlijk de dag ervoor en nogmaals bij de opbouw. Controleer glowsticks, glowarmbanden, ledlampen en lichtslingers en leg reservebatterijen, powerbanks en zaklampen klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!