Glowrun organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Glowrun braucht mehr Vorbereitung als ein normaler Lauf: Neben Strecke und Anmeldung müssen Beleuchtung, Verkehrssicherung und die Ausgabe des Leuchtmaterials stimmen. Lege Route, Start und Ziel zuerst fest und beantrage Genehmigungen frühzeitig. Danach folgen Anmeldung, Startgruppen, Sicherheitsdienst und Teilnehmerinformationen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Technik, Getränke und jedes Leuchtelement einzeln.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Verkehrsregler reservieren
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Route prüfen
3 Personen
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Startnummern entwerfen
Startnummern drucken
2 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Leuchtmaterialien testen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Routenpfeile bereitlegen
2 Personen
Crew-Briefing vorbereiten

Event

Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
Route markieren
8 Personen
Verkehrsposten einrichten
6 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Armbänder bereitlegen
2 Personen
Getränkepunkte einrichten
4 Personen
Imbissbuffet herrichten
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Glow-Dekoration aufhängen
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Anmeldung öffnen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Glow-Materialien ausgeben
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Startbriefing geben
2 Personen
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
2 Personen
Glowrun starten
4 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Teilnehmende betreuen
6 Personen
Finisher begrüßen
4 Personen
Wasser im Ziel ausgeben
3 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
Zielbereich absperren
3 Personen
Glow-Materialien einsammeln
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
6 Personen
Verkehrsabsperrungen entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
6 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Fotos und Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 40
TaschenlampenAnz. 10

Dekoration

LeuchtstäbeAnz. 350
Glow-ArmbänderAnz. 350
NeonflaggenAnz. 20
NeonballonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Fotoraum

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 20
StartnummernAnz. 350
SicherheitsnadelnAnz. 400
SportbänderAnz. 350
StoppuhrenAnz. 6
Maßband
KlemmbretterAnz. 10
KegelAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 350
BestecksetsAnz. 350
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServierschalenAnz. 12

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
EislöffelAnz. 2

Reinigung

HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und kläre den Verkehrsplan mehrere Wochen vor dem Lauf. Reserviere Verkehrsregler und Ersthelfer nicht erst, wenn die Anmeldungen vollständig sind.
Teste Leuchtstäbe, Glow-Armbänder, LED-Lampen und Lichterketten mindestens 3 Tage vorher. Lege Batterien, Taschenlampen und Powerbanks als Reserve bereit, statt erst am Start nach Fehlern zu suchen.
Teile die Teilnehmer nach der Anmeldung in Startgruppen ein und verschicke die Informationen spätestens 48 Stunden vor dem Lauf. Nenne dabei Startzeit, Route, Treffpunkt und Verhalten bei Dunkelheit.
Plane für das erste Laufstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person ein und kühle sie am Veranstaltungstag rechtzeitig. Erfasse Ernährungswünsche einige Tage vorher, damit Snacks nicht spontan ersetzt werden müssen.
Erstelle Start- und Zielaufstellung mit Wegweisern, Absperrband, Kegeln und Gittern vor dem Einlass. Prüfe Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Verlängerungskabel spätestens am Nachmittag des Laufs.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Glowrun anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Location und Genehmigungen. Für öffentliche Straßen oder größere Teilnehmerzahlen solltest du den zuständigen Stellen noch früher schreiben, weil Rückfragen den Ablauf verlängern können.
Wie viele Helfer braucht man für einen Glowrun?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro wichtigen Strecken- oder Kreuzungspunkt sowie eine feste Ersthelfer-Besetzung ein. Für Start, Ziel, Materialausgabe und Verpflegung kommen zusätzlich meist 4 bis 6 Personen hinzu.
Wie viel Leuchtmaterial brauche ich pro Teilnehmer?: Rechne mit mindestens einem gut sichtbaren Leuchtartikel pro Person und halte etwa 10 Prozent Reserve bereit. Sortiere Glow-Armbänder, Leuchtstäbe und Startnummern vorab nach Startgruppen, damit die Ausgabe nicht am Start stockt.
Was muss ich am Tag vor dem Glowrun erledigen?: Prüfe Wettervorhersage und Route, stelle Materialien zusammen und lade Powerbanks sowie Funkgeräte. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; die Strecke, Beleuchtung und Beschilderung kontrollierst du am Veranstaltungstag ein zweites Mal.

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