Checklist para organizar una Glowrun sin olvidos

Una Glowrun necesita más preparación que una carrera normal: además del recorrido y la meta, debes coordinar permisos, tráfico, primeros auxilios y toda la iluminación. Esta checklist reúne 77 tareas y 50 materiales para avanzar en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha y la ruta, y deja cerrados los grupos de salida antes de preparar dorsales y pulseras. En los últimos días, comprueba el tiempo, prueba las luces y enfría las bebidas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permisos
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Reservar agentes de tráfico
Asignar personal de primeros auxilios
Comprobar la ruta
3 personas
Preparar la distribución de salida y meta
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir los números de salida
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Probar los materiales luminosos
2 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas
Preparar la reunión del equipo

Evento

Delimitar la zona de salida y llegada
4 personas
Marcar la ruta
8 personas
Montar los puestos de tráfico
6 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar las pulseras
2 personas
Montar los puntos de bebidas
4 personas
Montar el bufé de aperitivos
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración Glow
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Abrir la inscripción
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Repartir material de glow
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Dirigir el calentamiento conjunto
2 personas
Dar inicio a la Glowrun
4 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Supervisar a los participantes
6 personas
Recibir a los finalistas
4 personas
Repartir agua en la meta
3 personas
Proporcionar la música
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Cerrar la zona de meta
3 personas
Recoger los materiales fluorescentes
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar los cortes de tráfico
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los participantes
2 personas
Publicar las fotos y los resultados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 40
Linternascant. 10

Decoración

Barras luminosascant. 350
Pulseras luminosascant. 350
Banderas de neóncant. 20
Globos de neóncant. 100
Bomba para globoscant. 2
Marco de fotos

Material deportivo

Flechas de rutacant. 80
Cinta de balizamientocant. 12
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Dorsalescant. 350
Imperdiblescant. 400
Cintas deportivascant. 350
Cronómetroscant. 6
Cinta métrica
Portapapelescant. 10
Conoscant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 350
Cubiertoscant. 350
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Servir heladocant. 2

Limpieza

Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y el lugar antes de abrir las inscripciones. Los permisos, el plan de tráfico y los agentes de tráfico suelen requerir varias semanas de margen, así que no los dejes para el último momento.
Comprueba la ruta completa de noche al menos una vez. Verifica que las flechas, los conos, la cinta de balizamiento y las vallas sean visibles, y coloca linternas o lámparas LED en los puntos más oscuros.
Envía la información a los participantes cuando cierres los grupos de salida. Incluye la hora asignada, el punto de encuentro, el recorrido, el material luminoso y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas.
Prueba todo el equipo luminoso y de sonido antes del día del evento. Enciende las guirnaldas, pulseras y barras luminosas durante 30 minutos, revisa las baterías y comprueba que los micrófonos funcionen sin depender de un único alargador.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior. Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y prepara los aperitivos antes de que llegue el primer grupo de salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Glowrun?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, reservar el lugar y los agentes de tráfico, asignar primeros auxilios y abrir las inscripciones sin prisas.
¿Cuándo se debe probar el material luminoso de una Glowrun?: Haz una prueba completa 2 o 3 días antes y vuelve a comprobar las baterías el mismo día. Enciende cada tipo de luz durante al menos 30 minutos para detectar fallos antes de la salida.
¿Cuántas bebidas necesito para una Glowrun?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora, y añade una reserva del 10 %. Enfría la mayor parte el día anterior y deja algunas neveras portátiles listas para la ruta y la meta.
¿Cuándo envío la información a los participantes?: Envía las instrucciones definitivas entre 5 y 7 días antes. Después de dividir los grupos de salida, confirma la hora individual, el punto de encuentro, el recorrido y qué deben hacer al llegar.

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