Checklist Glowrun : tout préparer dans le bon ordre

Organiser une Glowrun demande plus que des bâtons lumineux et une playlist. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, répartir les départs et prévoir un accueil fluide avant la tombée de la nuit. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, des premières réservations jusqu’au rangement. Elle t’aide aussi à repérer les oublis fréquents : piles de rechange, informations participants, alimentation électrique et signalisation visible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Assurer la présence des secours
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Tester les matériaux lumineux
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Baliser l’itinéraire
8 personnes
Aménager les postes de circulation
6 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les bracelets
2 personnes
Mettre en place les points boissons
4 personnes
Installer le buffet d’amuse-bouches
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Installer la décoration lumineuse
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer le matériel glow
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Lancer la Glowrun
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Accompagner les participants
6 personnes
Accueillir les finishers
4 personnes
Distribuer de l’eau à l’arrivée
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes
Rassembler le matériel fluorescent
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les participants
2 personnes
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Bâtons lumineuxqté 350
Bracelets lumineuxqté 350
Drapeaux néonqté 20
Ballons néonqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cadre photo

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 400
Rubans sportifsqté 350
Chronomètresqté 6
Mètre ruban
Presse-papiersqté 10
Cônesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Servir les glacesqté 2

Nettoyage

Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et l’itinéraire, puis demande les autorisations avant de communiquer l’événement. Prévois au moins 6 à 8 semaines pour gérer les validations, la circulation et les secours.
Teste tous les bracelets, bâtons et éclairages 3 à 5 jours avant la course. Compte les piles et batteries de rechange séparément : une panne dans une zone sombre se règle difficilement au dernier moment.
Envoie aux participants les horaires de départ, le point d’arrivée, le parcours et les consignes au moins 5 jours avant l’événement. Indique aussi où retirer les dossards et quoi faire en cas de météo défavorable.
Prépare les départs par groupes plutôt qu’un départ unique si le parcours est étroit. Un écart de 5 à 10 minutes entre les groupes facilite la circulation et limite les bouchons au départ.
Installe la signalisation, les barrières et les lumières avant l’arrivée des participants, puis vérifie le parcours à pied. Garde des lampes de poche, du ruban de balisage et des rallonges accessibles pendant toute la soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Glowrun ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, confirmer les secours, ouvrir les inscriptions et tester le matériel lumineux.
Quand envoyer les informations aux participants d’une Glowrun ?: Envoie les consignes principales au moins 5 jours avant la course, puis un rappel 24 heures avant. Mentionne les horaires, les groupes de départ, le parcours, le stationnement et les prévisions météo.
Quel matériel prévoir pour une Glowrun de nuit ?: Prévois des éléments lumineux pour chaque participant, plus des lampes LED, lampes de poche, piles et batteries externes de secours. Ajoute des flèches, du ruban de balisage, des cônes et des barrières pour rendre le parcours visible et sûr.
Quand vérifier la météo pour une Glowrun ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 et 24 heures avant. La dernière vérification permet d’ajuster les tentes, les boissons, les vêtements conseillés et le dispositif d’accueil.

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