Checklist voor een goed georganiseerde gezondheidsmarkt

Een gezondheidsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en informatiemateriaal. Je regelt tegelijk een geschikte locatie, gezondheidspartners, standhouders, presentatoren en een programma dat bezoekers kunnen volgen. Begin met vergunningen en reserveringen, werk daarna de plattegrond en communicatie uit en plan in de laatste week vooral controle en logistiek. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat gebeuren, zoals dieetwensen, routeborden, techniek en de indeling van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Gezondheidspartners benaderen
2 personen
Standhouders vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Plattegrond maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders informeren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Presentatoren bevestigen
Catering bestellen
Materialen controleren
2 personen
Informatiemateriaal printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering portioneren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standtafels nummeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Gezondheidsstands inrichten
6 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Gezondheidsstands bemannen
8 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Laatste presentatie aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Batterijladersaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Koelkommenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 12
Standbordjesaantal 14
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 20
Beweegballenaantal 10
Weerstandsbandenaantal 20
Stappentellersaantal 10
Meetlintenaantal 4
Personenweegschalenaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Thermometersaantal 3
Handdesinfectiestationsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Papieren handdoekdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, vergunningen en gezondheidspartners eerst vast. Doe dit bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende toestemming of afzeggingen op te vangen.
Maak de plattegrond zodra de standhouders bekend zijn. Reserveer ruimte voor de registratiebalie, looproutes, presentaties, partytenten en kabels; controleer ook of elke stand een tafel en stoel nodig heeft.
Stuur standhouders uiterlijk 2 weken vooraf één praktische briefing met aankomsttijd, standplaats, programma, plattegrond en contactpersoon. Vraag tegelijk welke materialen, stroompunten en dieetwensen zij nodig hebben.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en zorg per blok voor minimaal één persoon bij registratie en één aanspreekpunt voor standhouders. Print de deelnemerslijst, naamkaartjes en routeborden uiterlijk de dag ervoor.
Test projectoren, microfoons, luidsprekers, laptops, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opening. Koel dranken enkele uren vooraf, bereid hapjes pas op de dag zelf en zet koffie- en waterpunten op minstens twee plekken bij een grotere markt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met de locatie, vergunningen en gezondheidspartners. Gebruik de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, standhoudersinformatie, vrijwilligersindeling en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gezondheidsmarkt?: Plan per gelijktijdige bezoekersstroom minimaal 2 vrijwilligers: één bij de registratiebalie en één voor vragen of standhouders. Bij een programma met presentaties voeg je per zaal of presentatieruimte nog 1 vrijwilliger toe.
Wanneer moet ik standhouders informeren over de gezondheidsmarkt?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 2 weken voor de markt. Bevestig 3 tot 5 dagen vooraf nogmaals de aankomsttijd, standplaats, plattegrond, parkeerinstructies en contactgegevens.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een gezondheidsmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor koffie en thee plan je bij een bezoek van 2 uur gemiddeld 2 kopjes per deelnemer; houd extra water achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.